Excel-Tabelle VS ATS: Was soll man wählen?
Im Durchschnitt zieht jede Stellenausschreibung in einem Unternehmen 250 Lebensläufe an. Von diesen Bewerbern werden 4 bis 6 zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, und nur einer bekommt die Stelle. Daher ist es wichtig von größter Wichtigkeit, alle Bewerber zu organisieren und zu verfolgen.Es ist wichtig, dass du die Bewerbungsunterlagen, die Noten, den Zeitplan und die Ergebnisse im Auge behältst.
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um relativ einfache Daten zu speichern und zu sortieren, und mit fortgeschrittenen Kenntnissen kann Excel noch viel mehr. Aber ist es auch in der Lage, effektiv mit den Anforderungen eines modernen Personalbeschaffungsprofis? Mit dem Aufkommen von ATS scheint dies nicht mehr der Fall zu sein. Excel VS ATSWer wird das Spiel gewinnen?
Was ist ein ATS?
Was ist ein ATS?
Ein ATS (Applicant Tracking System) ist eine Software, die den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess verwaltet, einschließlich der Stellenangebote und Bewerbungen. Es organisiert die Informationen über Arbeitssuchende und macht sie durchsuchbar.
Wie der Name schon sagt, verfolgt ein ATS die Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses. Es hilft bei der Planung von Vorstellungsgesprächen, gibt Benachrichtigungen und Warnungen heraus und sendet automatisierte E-Mails an Bewerber und Mitarbeiter, wie z. B. Personalvermittler und Einstellungsleiter.
Aber diese Systeme sind viel mehr als nur Organisatoren. Ein ATS wird auch dazu verwendet, Bewerbungen zu sortieren und die besten Kandidaten zu empfehlen. Es kann auch nach Schlüsselwörtern suchen oder KI-ähnliche Algorithmen verwenden, um eine tiefere Analyse des Bewerbers durchzuführen. Ziel ist es,die Prüfung der Bewerbungen zu beschleunigen.
Die für die Einstellung Verantwortlichen können dann mithilfe des ATS eine Vorauswahl der Bewerber treffen und deren Fortschritt im Einstellungsprozess verfolgen. Durch diese Digitalisierung des Einstellungsprozesses können Arbeitgeber Zeit und Geld sparen.
Wie funktionieren ATS?
Ein System zur Verfolgung von Bewerbern hilft einer Organisation, jeden Schritt des Einstellungsprozesses zu verwalten, von der Erstellung der Stellenausschreibung bis hin zum Stellenangebot. Das ATS hält alle Aktivitäten fest, die um den Bewerber herum stattfinden.
Die folgenden Schritte sind typisch für einen Einstellungsprozess:
- Das Stellengesuch wird im System erstellt und ggf. genehmigt.
- Die Stelle wird an einem oder mehreren Orten ausgeschrieben, u. a. intern für die Beschäftigten, auf der Website der Organisation und auf externen Jobbörsen.
- Die Bewerber/innen bewerben sich auf die Stelle. Sie müssen möglicherweise Fragen zu der Stelle beantworten, z. B. zu ihrer Berufserfahrung und Ausbildung. Einige ATS können so eingestellt werden, dass sie Bewerber automatisch ablehnen, je nachdem, wie sie bestimmte Fragen beantworten.
- ATS kann Lebensläufe analysieren und neue Bewerbungen klassifizieren , sobald sie eingereicht werden.
- Zur gleichen Zeit geht ein Headhunter auf die Kandidaten zu. Mithilfe des ATS kann er automatisch alle Daten über den Kandidaten aus LinkedIn in eine einzige Software herunterladen, auf die auch die Personalvermittler zugreifen können.
- Der Personalvermittler schaut sich die Bewerbungen im System an und wählt die Kandidaten aus, die er weiterverfolgen will.
- Interviews können bei Bedarf mit dem Personalvermittler, dem Einstellungsleiter und anderen Personen geführt werden. Nach jedem Gespräch können Notizen zur späteren Bezugnahme in ATS eingegeben werden.
- Wenn der bevorzugte Kandidat identifiziert ist, nutzt der Personalvermittler normalerweise ATS, um das Angebot an den Kandidaten zu senden.
- Wenn der Bewerber das Angebot annimmt, werden ihm die ATS-Hospitality-Funktionen zur Verfügung gestellt, er kann Richtlinien lesen und digital unterschreiben, Online-Formulare ausfüllen und mehr über die Organisation erfahren.
Vor- und Nachteile eines ATS VS Excel
10 Vorteile von ATS-Software
→ 1. weniger Verwaltungsaufgaben, die Ressourcen erschöpfen und Zeit verschwenden.
Den täglichen Rekrutierungsprozess mit dem richtigen ATS zu verwalten bedeutet, dass du viel weniger Zeit mit der Wiederholung von Aufgaben wie Kopieren und Einfügen, Suchen, Speichern und Abspeichern verbringen wirst.
→ 2 . Ein ATS ermöglicht es dir , Talente zu fördern und einen langfristigen Wert aus deinem Bewerberpool zu erzielen.
Es gibt Perlen in früheren Bewerbungen zu finden, aber vergraben in Tabellenkalkulationen und Posteingängen verlieren sie ihren Wert.
→ 3. Es ermöglicht dieEntwicklung einer fundierten Einstellungsstrategie.
Es ist schwierig, mit uneinheitlichen Systemen langfristige Entscheidungen zu treffen, die auf Daten über die zukünftige Personalbeschaffung basieren. ATS ermöglicht es dir, mit seinen Tools zur Analyse der Personalbeschaffung einen einheitlichen Prozess durchzusetzen.
→ 4. Die Frist für die Einstellung wird verkürzt.
Die Zeit bis zur Einstellung ist ein wichtiger Maßstab für die Effektivität der Personalbeschaffung und ein starker Indikator für die Leistung eines Personalbeschaffungsteams. Durch die automatische Verwaltung von Aufgaben, die früher manuell erledigt wurden, dauert es weniger lange, von der Bewerbung bis zur Zusage zu kommen, und es kostet weniger.
→ 5. Die Erfahrung des Bewerbers/der Bewerberin entspricht den Erwartungen.
Ein gebündeltes und integrales Verwaltungssystem wird einen transparenten, angereicherten und informierten Prozess für Arbeitssuchende und Bewerber/innen bieten.
→ 6. Die Arbeitgebermarke wird gestärkt
Eine gute Erfahrung der Bewerber/innen verbessert den Ruf deines Unternehmens und wirkt sich auf dein Geschäft aus. Unternehmen mit einer starken Marke haben niedrigere Kosten pro Einstellung und ziehen bessere Bewerber an.
→ 7. Die automatische Veröffentlichung von Stellenangeboten ist effizient und schnell.
Das automatische Veröffentlichen von Stellenangeboten auf Anzeigen- und Social-Media-Websites spart dir Zeit, entlastet deine Liste mit Verwaltungsaufgaben und bietet mehr Erfolgsgarantien.
→ 8. Gute Bewerber/innen werden leichter angesprochen
Es ist nun leicht zu erkennen, wo die Bewerber im Einstellungsprozess stehen, und folglich geht keiner auf dem Weg verloren. Eine reichhaltige und häufige Kommunikation führt dazu, dass die Bewerber am Ball bleiben.
→ 9 . Die Konformität wird eingehalten
Mit einem standardisierten Ansatz und speziellen Tools für die Überprüfung des beruflichen Werdegangs ist es einfacher, die sensiblen Daten von Bewerbern zu schützen und zu zeigen, dass du die Datenschutzgesetze und -vorschriften einhältst.
→ 1 0. Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams ist stärker.
Wenn du einen gebündelten Ansatz verwendest, um die Personalbeschaffung zu verwalten, ist es einfacher ein Team für die Personalbeschaffung zusammenzustellen zusammenhängend und effizient zu gestalten, mit gemeinsamem Zugang zu allen relevanten Informationen und Kommunikationen.
3 Gründe, warum Excel für die Personalbeschaffung nicht geeignet ist
- Daten speichern, präsentieren und durchsuchen
Excel kann eine massive Menge an einfachen Daten speichern. Die Menge an Daten, die Excel speichern kann, ist nicht das Problem, es ist die Art der Daten, die Art, wie die Daten präsentiert werden und die Suchmöglichkeiten, die Personalbeschaffungsprofis einschränken.
Wenn du mit Excel arbeitest, musst du zwischen verschiedenen Programmen wechseln und über ein extrem organisiertes Ablagesystem verfügen, um zu verhindern , dass wichtige Informationen verloren gehen.
Da sich immer mehr neue Bewerber/innen anmelden, häufen sich die Daten schnell an und es wird immer schwieriger, das zu finden, was du brauchst, wenn du es brauchst.
- Zusammenarbeit und Vertraulichkeit
Standard-Excel-Dokumente sind eingeschränkt, da sie nur von jeweils einem Nutzer bearbeitet werden können. Dokumente, die von einem Cloud-Speicher heruntergeladen, bearbeitet und dann wieder ins Netzwerk gestellt werden, führen oft zu Datenverlust, da die Änderungen der Nutzer überschrieben werden.
Es kann vorkommen, dass du bestimmte Daten vor einer Auswahl von Nutzern verbergen möchtest. In Excel kannst du einzelne Blätter mit einem Passwort schützen, aber das garantiert nicht die Sicherheit der Daten. Ein potenzielles Problem, wenn du Excel zum Speichern sensibler Informationen verwendest.
- Integrationen und Arbeitsabläufe
Wenn du Excel zum Speichern von Daten verwendest, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du eine Textverarbeitungsanwendung für Notizen sowie einen Kalender und eine E-Mail-Anwendung zur Verwaltung der Kommunikation nutzt.
Je mehr du von einer Software zur anderen wechselst, desto mehr Zeit verlierst du. Wenn sich die Rekrutierung weiterentwickelt, wirst du zunehmend von mehreren Anwendungen abhängig sein. Dies wird zu einem unzusammenhängenden und komplexen Arbeitsablauf führen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht.
Excel ist eine hervorragende Anwendung, die in der Geschäftswelt vielfältig eingesetzt werden kann, aber sie ist nicht dafür gemacht, den Arbeitsablauf der modernen Personalbeschaffung zu bewältigen.
Marvin ATS, warum ist es praktisch?
Marvin Recruiter ist ideal, um bei Rekrutierungsaktivitäten zu begleiten.
Das Hinzufügen von Kandidaten, die über die Plattform vorgeschlagen werden, mit nur einem Klick dank KI ermöglicht Folgendes spart viel Zeit beim SourcingDie erweiterte Suche in der Datenbank macht das Sourcing intelligenter und zielgerichteter und ermöglicht so eine qualitativ hochwertigere Betreuung.
Andererseits ermöglicht der Workflow eine einfache Organisation des Arbeitstages, indem er die anzurufenden Kandidaten an einem Ort zentralisiert, ohne durch andere Informationen verschmutzt zu werden. Alles, was ein Personalvermittler braucht, auf einer einzigen Plattform: Statistiken, Prozessverfolgung und Bewerberpool .
Das Team von Marvin Recruiter steht auch zur Verfügung, um die Plattform so weit wie möglich an deine Bedürfnisse anzupassen.
Auf der Managementseite kann ich mit dem Tool die Gesamt- und Einzelleistungen meines Teams verfolgen, um sicherzustellen, dass jeder Vertriebsmitarbeiter seine Ziele erreicht.
Schlussfolgerung
Obwohl Excel eine ausgezeichnete Anwendung mit einem breiten Spektrum an Einsatzmöglichkeiten in der Geschäftswelt ist, ist esEs ist nicht dafür ausgelegt, den Arbeitsablauf der modernen Personalbeschaffung zu bewältigen.
Wie Marvin Recruiter, gibt es viele Lösungen, die Personalbeschaffungssoftware für Personalbeschaffungsprofis entwickeln. Diese ATS ermöglichen es, den gesamten Einstellungsprozess von einem einzigen, hoch integrierten System aus zu verwalten.
Mit Funktionen wie der Automatisierung von Schlüsselaufgaben, der intelligenten Analyse von Lebensläufen, der Anbindung an soziale Netzwerke und Jobbörsen, der leistungsstarken Integration von LinkedIn und der bidirektionalen E-Mail-Verwaltung, haben ATS ihre Wirksamkeit und Kosteneffizienz unter Beweis gestellt.
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