Ein Team von Personalvermittlern leiten: 6 Best Practices für ein effektives Management

Ein guter Manager zu sein, kann nicht improvisiert werden, sondern muss gelernt und erarbeitet werden. Es erfordert auch, dass du Erfahrungen sammelst, sowohl im technischen Bereich als auch im Verständnis der Umgebung und der verschiedenen Berufe, die es zu managen gilt. Der Bereich der Personalbeschaffung bildet hier keine Ausnahme.

Im Alltag bedeutet Management, ständig zu handeln, um Ergebnisse für ein gemeinsames Ziel zu erzielen. Aber welche Handlungen sind wirklich effektiv?

Bist du Manager oder Leiter einer Personalvermittlungsagentur? Von der Festlegung einer Strategie über die Einführung von Ritualen bis hin zur Integration von Tools: Entdecke 6 Best Practices, um dein Team von Personalvermittlern effektiv zu managen.

1. Eine Strategie festlegen

Um festzulegen, in welche Richtung die Aufgaben deines Teams von Personalvermittlern gehen sollen, ist es unerlässlich, zunächst eine Strategie zu entwickeln, die mit der Personalbeschaffung und ihrer Organisation zusammenhängt.

Aus dieser Strategie ergeben sich eine Reihe von Entscheidungen und ein Aktionsplan für die Teams. Diese Elemente werden sich direkt auf die Art und Weise auswirken, wie die Mitarbeiter arbeiten, und in größerem Maßstab auf die Leistung und den Fortbestand des Unternehmens.

In einem zweiten Schritt, um die Strategie anzupassen, kannst du deine Personalvermittlungsteams einbeziehen, indem du vierteljährliche Tätigkeitsberichte und einmal im Jahr eine Präsentation der strategischen Ziele vorsieht. Deine Personalvermittler kennen die Realität vor Ort und die Probleme, die mit dem Personalvermittlungsmarkt verbunden sind, sehr gut. Sie können dir also die richtigen Informationen geben, um in die richtige Richtung zu gehen.

2. Klare Ziele setzen

Untrennbar mit der Strategie und der Vision eines Unternehmens verbunden, ist die Festlegung von Zielen für dein Rekrutierungsteam von größter Bedeutung. Diese Ziele können sowohl individuell als auch kollektiv sein.

Denn die Festlegung klarer und konkreter Ziele ermöglicht es jedem Personalverantwortlichen, eine mittel- bis langfristige Vision zu haben, zu verstehen, wohin er gehen soll und wie, aber auch sich selbst herauszufordern und zu motivieren.

Im Bereich der Rekrutierung gibt es Ziele in Bezug auf :

• Die Anzahl der Bewerber/innen, die für verschiedene Positionen eingestellt werden sollen
• Die richtige Verwaltung eines Haushaltsbudgets
• Die mögliche Automatisierung von Einstellungsprozessen
• Die Verkürzung der Prozessdauer
• Verbesserung der Arbeitgebermarke
• Das Erlernen neuer Tools oder sozialer Netzwerke für die Kandidatensuche

3. Wöchentliche Rituale haben

Die Einführung von wöchentlichen Ritualen (Besprechungen, Projektpunkte) ist eine gute Praxis, um dein Team effektiv zu managen. Diese gemeinsamen Momente ermöglichen es, mehrere Ziele zu erfüllen:

• Vermittle die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt, damit dein Team von Personalvermittlern den Kontext und die Herausforderungen des Auftrags verstehen kann;

• Du musst dein Team begleiten, ihnen zuhören und sie beruhigen, wenn es nötig ist;

• Die Aktionen und Fähigkeiten jedes Teammitglieds wertschätzen ;

• Beziehe alle mit ein, indem du Brainstormings veranstaltest, wenn du bei einem Thema innovativ sein musst;

• Du musst ein Team von Personalvermittlern aufbauen, das zusammenhält und effizient arbeitet;

• Verbreite deine Unternehmens- und Managementwerte: Vertrauen, Respekt, Kommunikation und Wohlwollen, um ein positives und angenehmes Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.

4. Integrieren von Tools in den Alltag, um die Leistung zu verfolgen

Die Integration von digitalen Werkzeugen in deinen Alltag ist unerlässlich, um dich zu organisieren, mit deinem Team zu kommunizieren, deine Daten zu zentralisieren oder auch den Fortschritt deiner Ziele zu verfolgen.

Es gibt drei Kategorien von Werkzeugen, die du in deinen Alltag einbauen kannst, um dein Team von Personalvermittlern effektiv zu managen:

• Projektmanagement-Tools wie Notion, ClickUp oder Trello. Jedes unterscheidet sich in seiner Benutzeroberfläche und seinen Funktionen, aber alle ermöglichen es, die verschiedenen Projekte, die in einem Unternehmen gestartet werden, zu planen und zu verfolgen.

• Kommunikationstools wie Slack, Discord für Instant Messaging oder Google Meet und Zoom für Videokonferenzen. Mit der Zunahme von Telearbeit ist es viel praktischer, mithilfe dieser Tools in Kontakt zu bleiben und zu kommunizieren.

• Und natürlich Tools, die direkt mit der Personalbeschaffung zusammenhängen, wie z. B. automatisierte Akquise-Tools oder ATS (Applicant Tracking System) wie unsere intelligente Lösung Marvin Recruiter. Das ATS ermöglicht es, sich über neu eingegangene Bewerbungen und deren Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und im Handumdrehen Einblick in die Planung von Bewerbungsgesprächen zu erhalten.

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5. Abwechslung zwischen formell und informell

Wechsle zwischen formellen Treffen und informellen Punkten ab, z. B. beim Mittagessen oder an der Kaffeemaschine, um sich freier über verschiedene Themen austauschen zu können. Das stärkt auch den Teamzusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.

Organisiere ein- bis zweimal im Jahr speziellere Veranstaltungen wie Seminare und Teambuilding-Aktivitäten. Wenn du aus dem Alltag ausbrechen kannst, werden die Beziehungen enger, Konflikte werden gelöst und Kreativität und Innovation werden gefördert.

6. Kenne deine Mitarbeiter mithilfe von Tests zur Verhaltensanalyse

Jeder ist anders, und das ist das Besondere am Teammanagement. Deshalb ist es unerlässlich, die Persönlichkeit, die Motivation, die Stärken und Schwächen jedes Einzelnen zu erkennen, um das Beste aus jedem Mitglied deines Rekrutierungsteams herauszuholen.

Jeder Mensch hat ein eigenes Profil. Das Talent eines guten Managers besteht darin, das Profil jedes Einzelnen zu verstehen, um die Organisation eines Teams richtig zu gestalten.

Als ersten Schritt, um das Profil jedes deiner Personalverantwortlichen kennenzulernen, kannst du eine Sitzung organisieren, in der du einen Test zur Verhaltensanalyse durchführst. Die Tests DISC und 16Personalities sind sichere und anerkannte Werte in der Unternehmenswelt.

Die Ergebnisse helfen dir, die Funktionsweise eines Profils zu verstehen und deine Kommunikation anzupassen, um einen reibungslosen und effizienten Austausch zu ermöglichen.

Wusstest du, dass für 40 % der Manager der Umgang mit Spannungen innerhalb des Teams die Hauptursache für Schwierigkeiten und Frustration ist? Wenn du einen dieser Tests absolviert hast, hast du alle Schlüssel in der Hand, um auf Konflikte zu reagieren und sie zu lösen.

Um ein Team von Personalvermittlern effektiv zu managen, ist es wichtig, dass du dich auf die folgenden Punkte konzentrierst

• Eine klare Strategie und definierte Ziele ;
• Wöchentliche Rituale, um zu kommunizieren, jeden Mitarbeiter einzubeziehen und für gemeinsame Ziele zu vereinen;
• Werkzeuge, um Projekte zu verfolgen, zu kommunizieren und die Einstellungsprozesse zu erleichtern;
• Informelle Veranstaltungen, um aus dem Rahmen zu fallen, Beziehungen zu stärken, sich zu motivieren und die Kreativität anzukurbeln;
• Die gute Kenntnis jedes einzelnen Mitarbeiters mithilfe von Tests zur Verhaltensanalyse, um das Management zu optimieren und zu personalisieren.

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