Wie wählt man einen ATS für seine Personalvermittlungsfirma aus?

Auf dem heutigen Arbeitsmarkt ist es notwendig, die Kanäle für die Beschaffung und Verbreitung von Stellenangeboten zu vervielfältigen, um die besten Talente zu finden. Die vielen Aufgaben im Einstellungsprozess erfordern Tools, um sie zu zentralisieren und zu automatisieren.

Viele Personalvermittlungsagenturen haben sich bereits mit Tools zur Verwaltung von Bewerbungen ausgestattet. Durch die Automatisierung vieler Aufgaben kannst du bei vielen anderen Teilen deiner täglichen Arbeit Zeit und Wertschöpfung sparen. 

In einer Zeit, in der die Personalbeschaffung weiterhin von zahlreichen digitalen Veränderungen begleitet wird, ist der Druck in den Unternehmen groß, die besten Talente unter möglichst optimalen Bedingungen zu finden.

Lass uns gemeinsam herausfinden, wie die ATSApplicant Tracking System (ATS) an deine Bedürfnisse angepasst werden kann, um dir Zeit zu sparen.

Das Wichtigste 

• Ein ATS (Applicant Tracking System) ist eine Software , die die Verwaltung von Bewerbungen in Unternehmen vereinfacht, um Qualität und Zeit bei der Einstellung zu sparen. 
• ATS umfasst eine Reihe von Funktionen, die für die erfolgreiche Verwaltung des Einstellungsprozesses wichtig sind: Lebenslaufdatenbank, Karriereseite, Mehrfachveröffentlichung von Stellenangeboten, HR-Messaging und Bewertungsraster. ATS ermöglicht es, alle Aufgaben rund um die Personalbeschaffung zu zentralisieren . 
• Insgesamt ist der Umgang mit einem ATS für alle Arten von Profilen in deinem Unternehmen zugänglich, auch wenn er für das Rekrutierungsteam am relevantesten bleibt.  

Definition eines ATS

Das ATS( Applicant Tracking System) ist eine Software für die Personalbeschaffung, mit der Bewerbungen empfangen und verwaltet werden können. 

Es ist im Wesentlichen eine digitale Lösung, die dazu dient, Bewerber/innen in einem oder mehreren Unternehmen zu beschaffen und den Einstellungsprozess zu verfolgen. Ein ATS erfüllt heute viele Herausforderungen für Personalverantwortliche in Personalvermittlungsfirmen. 

In einer Zeit, in der der Personalmarkt immer angespannter wird, beinhalten ATS der neuesten Generation die Verwaltung von Talentpools, um die Suche nach Kandidaten (Sourcing) zu vereinfachen.

Infolge der Digitalisierung und der zunehmenden Komplexität der Einstellungsprozesse ist der Einsatz von Organisations- und Zusammenarbeitstools notwendig geworden. 

ATS ermöglichen Personalvermittlern einen umfassenden Überblick über alle Phasen des Einstellungsprozesses. Insgesamt tragen sie dazu bei, die Arbeitsbelastung der Personalverantwortlichen bei Aufgaben mit geringer Wertschöpfung und zuvor manuellen Aufgaben zu verringern.

Die Rentabilität der Investition in ein ATS zeigt sich sehr schnell, denn du sparst Zeit bei zeitraubenden Aufgaben und kannst so mehr Zeit für die Suche nach Bewerbern aufwenden.

Wer muss wissen, wie man mit deiner ATS umgeht? 

Für Personalvermittler und Manager

Der ATS ist in erster Linie ein Werkzeug für Personalvermittler, das sie bei allen operativen Aufgaben unterstützt. Konkret bedeutet das, dass der ATS die Personalverantwortlichen nicht ersetzt. Der Mensch wird immer im Mittelpunkt der Rekrutierung stehen. Im Gegenteil, es ermöglicht den Personalvermittlern, ihre Arbeit aufzuwerten und daraus Kapital zu schlagen.

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Dieses Tool kann auch für Manager nützlich sein, die es alsUnterstützung für die Punkte mit ihren Mitarbeitern und zur Überwachung des Erfolgs ihrer Eqiups verwenden können. 

Ein Werkzeug für alle

Eine der Stärken von ATS ist seine einfache Handhabung. Du brauchst keine besonderen Fähigkeiten, die interaktiven Leitfäden, die mit dem ATS geliefert werden, reichen völlig aus, um schnell und effektiv zu lernen, wie man das Tool benutzt. 

Ein Werkzeug, das vom gesamten Team angepasst werden muss

Wenn die Personalbeschaffung kollaborativ erfolgt, ermöglicht die ATS-Software eine gute Kommunikation und Sichtbarkeit der laufenden Einstellungsprozesse durch alle beteiligten Personen.

Um den Einstellungsprozess zuoptimieren, müssen nämlich mehrere Personen in deinem Unternehmen Zugriff auf das ATS haben. Einerseits werden die Personalvermittler es täglich als Hauptarbeitsmittel nutzen, um alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung von Personal zu bewältigen. 

Auf der anderen Seite müssen auch die Manager Zugang zum ATS haben, um die Aktivitäten ihrer Teams zu verfolgen, ihren Erfolg zu messen und es für persönliche Gespräche mit ihren Mitarbeitern zu nutzen. ATS ermöglichen und erleichtern die Zusammenarbeit aller an einer Einstellung beteiligten Parteien. Um deinen ATS richtig auszuwählen, solltest du einige Schlüsselelemente berücksichtigen, mit denen er umgehen können muss. 

Welche Funktionen sind wichtig? 

ATS - ein All-in-one-Tool

Konkret dient Personalverwaltungssoftware dazu, Personalkampagnen zu starten und die einzelnen Schritte bei der Einstellung von Bewerbern einfach zu verfolgen. 

Mit einem ATS wird alles in einem einzigen Tool zentralisiert. 

Die wichtigsten Funktionen eines ATS

Dein ATS kann dir unter anderem Folgendes ermöglichen: 

• Kandidaten für dich finden: Dank KI ist Marvins ATS der erste ATS, der automatisch die Profile vorschlagen kann, die am besten zu den Pipe Jobs des Personalvermittlers passen. Dieses intelligente Sourcing ist der Schlüssel, um Zeit zu sparen und schnell die besten Kandidaten in bestehenden Datenbanken, sozialen Netzwerken und anderen Internetressourcen zu finden. 
• Bewerber mit wenigen Klicks hinzufügen: Mit dem ATS kannst du die Kontaktdaten eines Bewerbers mit nur wenigen Klicks abrufen. Es ist die ideale Lösung, um Profile einfach zu deiner Bewerberdatenbank hinzuzufügen und diese Daten anschließend einfach zu nutzen.
• Den gesamten Einstellungsprozess einfach nachverfolgen: Das ATS ermöglicht es, den gesamten Einstellungsprozess flüssiger zu gestalten, indem es die Verwaltung der Kandidaten vom ersten Kontakt bis zum Ende der Probezeit vereinfacht. Alle diese Prozesse können direkt im ATS in einer einfachen und übersichtlichen Form angezeigt werden. 
• In der Lage sein, kollaborative Personalbeschaffung zu betreiben: Mit ATS kannst du das Profil eines Bewerbers für deine Mitarbeiter/innen freigeben und dich im Kommentarbereich jedes Profils mit dem Rest des Teams austauschen. 

ATS bei Marvin

Bei Marvin dient unser ATS vor allem dazu, alle Informationen über deine potenziellen Bewerber und diejenigen, die sich bereits im Einstellungsprozess befinden, zu zentralisieren.

Insgesamt kann das gesamte Team auf Informationen über laufende Prozesse und Kundenpartner zugreifen. 

Eine bessere Qualifikation der Bewerber

Wie du vielleicht schon bemerkt hast, ermöglicht dir ATS einen besseren Einblick in deine Einstellungsprozesse, aber auch in das gesamte Team deines Unternehmens. Mit ATS kannst du auch einen qualifizierteren Austausch mit den Bewerbern führen und sie während ihrer gesamten Karriere begleiten.  

Marvins ATS 

Qualifikation der Kandidaten

Eines der wichtigsten Werkzeuge in Marvins ATS ist das Qualifizierungsmanagement für Bewerber. Es kann sein, dass du dich oft dabei ertappst, wie du während eines Vorstellungsgesprächs Notizen machst, die aber sehr oft in einer Notiz oder einem Ordner auf deinem Computer verloren gehen, oder?

Mit einem ATS nutzt du die Vorteile dieser Notizen, indem du sie leicht zur Hand hast und sie besser lesbar sind. So können Personalvermittler die Qualifikationen von Bewerbern leicht mit Kollegen teilen. Die Organisation der Notizen ermöglicht es auch, mit nur wenigen Klicks die aktuellste Qualifikation des Bewerbers zu finden, um sich schnell einen Kontext zu verschaffen. 

Innerhalb einer Kanzlei ist es wichtig, die Notizen nach ihrer Typologie trennen zu können. So hat z. B. eine Qualifikation eines Bewerbers nicht denselben Wert und dieselbe Auswirkung wieeine Notiz über den Austausch mit dem Bewerber während des Einstellungsprozesses. 

Es ist also wichtig, die Notizen nach ihrer Art zu trennen, um einerseits Klarheit zu schaffen und vor allem zu wissen, wo man die Informationen schnell wiederfindet, indem man zwischen Informationen unterscheidet, die sich nur auf den Bewerber beziehen, auf das Einstellungsverfahren oder auch auf den Kunden.

Den gesamten Prozess verwalten

Mit einem ATS musst du dich nicht mehr durch die verschiedenen Teile deiner Notizen wühlen! Das ATS ermöglicht es dir gerade, den gesamten Prozess zu verwalten, mit einer eigenen Sichtbarkeit für jeden Schritt. 

Die Fähigkeit, das Profil eines Bewerbers qualitativ zu speichern, ist ebenfalls ein Schlüssel, um Zeit und Effizienz während des gesamten Einstellungsprozesses zu sparen. 

Profile langfristig verfolgen

Wenn ein Kandidat, den du gefunden hast, nicht sofort in dein Unternehmen eintritt, kannst du mit ATS sein Profil langfristig verfolgen und ihn auf seiner Karriereleiter begleiten. Das kostet dich weniger Ressourcen. Diese Lösung ist viel kosteneffektiver, als zehn neue Kandidaten zu akquirieren.

Verbreite die Anzeigen auf allen Jobplattformen

Für Märkte mit selteneren Profilen, wie z. B. Entwickler, wird ein entscheidender Vorteil von ATS die Mehrfachverbreitung von Anzeigen auf Jobplattformen sein.

Die Suche nach diesen Profilen ist sehr zeitaufwendig und die Kosten für die Akquise sind sehr hoch. Für jede neue Stelle auf jeder anderen Plattform verlierst du Zeit für andere Aufgaben. 

Daten analysieren

Neben den Funktionen solltest du dir auch Zeit nehmen, um die Daten , die du mit deinem ATS sammelst, zu analysieren . Dieses Tool ist eine wahre Goldgrube für die Analyse von Tracking-Indikatoren wie die Anzahl der abgeschlossenen Qualifikationen, die Anzahl der Deals oder auch die Anzahl der offenen Opportunities.

Kunden verwalten 

Marvins ATS kann für Personalvermittlungsagenturen sehr nützlich sein, da es ihnen ermöglicht, :

• Die Akquise von Unternehmen einfach nachverfolgen
• Verträge und offene Gelegenheiten hinzufügen
• Fülle die Stellenanzeigen aus

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ATS sind Werkzeuge, mit denen du deinen Einstellungsprozess von A bis Z optimieren kannst. Sie bieten Personalvermittlern einen echten Mehrwert in Bezug auf die Sichtbarkeit und Klarheit des Prozesses mit ihren Kandidaten.

Das Tool definiert jedoch nicht deine Einstellungsstrategie und ermöglicht es dir nicht, den besten Kandidaten zu finden, wenn du deine Prozesse im Vorfeld nicht gut durchdacht und deine Arbeitgebermarke wirklich identifiziert hast. 

In einer Zeit, in der der Bewerbermarkt in vielen Branchen sehr angespannt ist, kannst du mit einem ATS, das auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist, mehr Zeit auf das verwenden, was dein Unternehmen auf Jobbörsen aufwertet, und so effektiver Bewerber anziehen.

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