Was ist eine ATS-Software für die Personalbeschaffung?
Du möchtest deinen Einstellungsprozess? Deine Personalabteilungen kommen mit der Verwaltung der Bewerbungen?
Wie du haben viele Unternehmen das Gefühl, zu viel Zeit damit zu verbringen neue Mitarbeiter einzustellen. Die Verfolgung jedes Schrittes - und mehrerer Bewerber - kann überwältigend sein, besonders wenn du in großem Stil einstellst.
Nur wenige wissen, dass große Unternehmen für eine einzige Einstellung durchschnittlich 94 Bewerber/innen benötigen, für manche Stellen sogar doppelt so viele. Wenn dein Unternehmen 10 Stellen zu besetzen hat, sind das also ca. 940 Bewerbungen notwendig, um den richtigen Kandidaten zu finden! Wie kannst du mit diesem Tempo Schritt halten?
Es gibt eine einfache und effektive Lösung, die das Leben von Personalvermittlern vereinfacht: Das Applicant Tracking System (ATS).
Was ist eine ATS-Software? Wie funktioniert sie? Wir bringen dir alles bei, was du über diese Systeme zur Nachverfolgung von BewerbernEs gibt viele Gründe, warum du nicht mehr auf sie verzichten kannst.
ATS-Software verwenden? Wofür, für wen?
Ein System zur Verfolgung von Bewerbern, von dem du vielleicht unter der englischsprachigen BezeichnungApplicant Tracking System (ATS) gehört hast, ist eine Software, die den Einstellungsprozess automatisiert.
ATS-Software bietet in der Tat eine Vielzahl von Werkzeugen, mit denen Personalabteilungen wertvolle Zeit sparen und ihre Produktivität steigern können, während sie gleichzeitig die Erfahrung der Bewerber/innen verbessern.
Mit einer breiten Palette an Funktionen, die die Effizienz von Personalbeschaffungsteams verbessern und gleichzeitig die besten Talente anziehen, kann ATS-Software :
- Sauge eine LinkedIn-Seite, um die Daten des Bewerbers automatisch in die ATS-Datenbank zu kopieren;
- Du kannst den Werdegang jedes Bewerbers innerhalb der gesamten Kanzlei verfolgen und sogar auf frühere Gespräche des Bewerbers mit anderen Personalvermittlern zugreifen;
- den gesamten Rekrutierungsprozess zu verfolgen , um keinen Schritt zu verpassen
- ATS in alle anderen Tools zu integrieren, die du täglich benutzt, wie z. B. den Google Kalender für Erinnerungen oder Slack für den Austausch mit dem Team.
Kurz gesagt ist eine ATS-Software ein System, das sich für dich um die Betreuung deiner Bewerber von A bis Z kümmert, vom Schalten der Anzeige bis zur Einstellung.
Du wirst verstehen, dass dieses Tool heute für jeden, der seinen Einstellungsprozess optimieren möchte, unverzichtbar geworden ist. Ob kleine KMUs oder große multinationale Unternehmen, das Tool passt sich deinen Bedürfnissen und deiner Größenordnung an.
Wenn du zwei Personen pro Jahr in sehr spezifischen Bereichen einstellen musst oder 500 generalistische Profile suchst, ist es keine Frage, dass der Einsatz einer ATS-Software dir eine passende Lösung bietet.
Damit haben wir die Antwort auf unsere beiden anfänglichen Fragen:
- Eine ATS-Software, wofür? Um endlich deinen Rekrutierungsprozess zu optimieren.
- ATS-Software, für wen? Für alle, die Personal einstellen, unabhängig von der Branche oder der Größe deines Unternehmens.
Wie funktioniert ATS-Software?
Jetzt fragst du dich sicher, wie diese Systeme zur Verfolgung von Bewerbern funktionieren.
Das System besteht aus vier Hauptschritten.
Sourcing über LinkedIn
Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen bietet ATS, Marvin Recruiter hat Erweiterungen, die automatisch das Profil eines Bewerbers direkt auf LinkedIn analysieren und ihn zu deiner Einstellungsdatenbank hinzufügen, ohne die "Ausschlussfragen" zu durchlaufen.
Es ist ein sehr praktisches Werkzeug für Headhunter!
- Sauge Profile direkt aus LinkedIn, nachdem du die Bewerber/innen angesprochen hast.
- Lade vollständige Steckbriefe über jeden Kandidaten in der ATS herunter, die du mit deinen Notizen anpassen kannst.
- Kontaktiere den/die Bewerber/in jederzeit und halte den Austausch fest.
- Finde deine Qualifikationen jederzeit in ATS Marvin wieder (auch Jahre später).
Herunterladen von Lebenslaufdaten
Mit ATS Marvin kannst du künstliche Intelligenz einsetzen, um mit wenigen Klicks Karteikarten für jeden Kunden zu erstellen. Auch hier ist es ganz einfach! Marvin kümmert sich um alles.
Importiere einfach den Lebenslauf (in einem beliebigen Format - Bild, PDF, Word, etc.) und du erhältst sofort in der Software einen vollständigen Steckbrief über den Bewerber.
Es ist ein praktisches und zentrales Werkzeug, um Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern zu minimieren.
Filtern und Einordnen der Bewerber
Die ATS-Software ermöglicht es, Bewerber/innen sehr schnell in der Datenbank zu finden, indem sie erweiterte Filter wie Telefonnummer, E-Mail, Lebenslauf, ein früheres Gespräch (auch wenn es älter als sechs Monate ist), eine Qualifikationsnote usw. einsetzt.
Vollständige Betreuung der Bewerber/innen in jeder Phase
Im Laufe der Gespräche hinterlässt das Rekrutierungsteam Noten und Bewertungen. Bewertungen für jeden Bewerber im ATS, auf die sich das Team bei seiner endgültigen Auswahl beziehen kann. Jetzt bist du bereit, ein Angebot zu machen - und du hast deine Perle gefunden!
Wissenswert: Manche ATS-Software bietet auch die Möglichkeit, eine Begrüßungs-E-Mail vom Team zu versenden, die alle notwendigen Unterlagen für die Einstellung enthält (Vertrag, Ausweispapiere, Versicherung, etc.).
Wie du dir vorstellen kannst, wird der gesamte Einstellungsprozess mit ATS-Software vereinfacht. Die Ergonomie und die einfache Bedienung des Tools ermöglichen es wirklich jedem deiner Mitarbeiter, sich schnell damit vertraut zu machen, also warte nicht länger!
Teile die Bewerberdatenbank mit deinem Team
Indem du die Informationen klassifizierst, stellst du sicher, dass du einen guten Überblick über alle Bewerber hast. Du kannst diese Informationen leicht mit deinem gesamten Team teilen, das dann Zugriff auf alle Notizen zu den Bewerbern hat.
EinATS für die Personalbeschaffung ist entscheidend, um die Zusammenarbeit der Personalvermittler zu erleichtern! Es sorgt für Transparenz zwischen den verschiedenen Personalvermittlern und spart Zeit in der gesamten Kanzlei.
DerATS ermöglicht es dir außerdem, den Überblick über den Werdegang jedes Bewerbers über einen längeren Zeitraum zu behalten. Ein gutes Mittel, um deine Bewerber an dich zu binden und deine Ansprache zu personalisieren! Wenn du also einen Kunden erneut kontaktierst, den ein Kollege in der Vergangenheit bereits für ein anderes Angebot kontaktiert hatte, kannst du den Austausch von Anfang an personalisieren und dein Interesse zeigen.
Opportunity Matching, eine Schlüsselfunktion
Auch hier stellt Marvin dir eine künstliche Intelligenz zur Verfügung, um dir Zeit zu sparen! Denn dank unserer KI kannst du die Bewerber automatisch mit deiner Stellenanzeige matchen. Das ist ganz einfach!
Erstelleeinfach deine Stellenanzeige, klicke auf das Opportunity Marching, um automatisch eine Liste mit qualifizierten Bewerbern aus dem ATS zu sehen. So kannst du schneller mit den Profilen Kontakt aufnehmen, die am besten zu deiner Anzeige passen.
Prozesse mit wenigen Klicks verwalten
Marvin ist gleichzeitig ein ATS für die Personalbeschaffung und ein CRM. So kannst du direkt über die Anwendung deinen gesamten Rekrutierungsprozess sehr einfach steuern.
Dafür musst du einfach nur dein Tracking-Board anpassen. Um sicherzustellen, dass du nichts vergisst, kannst du mit wenigen Klicks Aufgabenerinnerungen planen und deine Kandidaten in effiziente, visuelle und einfach zu bedienende Tabellen verschieben.
DieMarvin-Software ermöglicht es dir sogar, das Umsatzpotenzial deiner Einstellungen zu analysieren.
Die Leistung von Personalvermittlern visualisieren
↪Lo_Cf_200D↩EinATS ist der Schlüssel zum Verfolgen von Dashboards. Du willst jeden Tag in Echtzeit wissen, wie deine Leistung ist? Marvin kann das! Mit dem ATS kannst du in Echtzeit verfolgen, wie viele Qualifikationen du abgeschlossen hast, wie viele Partner du unter Vertrag genommen hast und wie viele Angebote veröffentlicht wurden!
Aufeinem ATS wie Marvin kannst du insbesondere die KPIs Anzahl der angerufenen Bewerber VS Anzahl der Bewerber im Prozess VS Anzahl der beim Kunden vermittelten Bewerber jederzeit in Echtzeit im Auge behalten! Du kannst auch ständig die Anzahl der Online-Stellenangebote VS die Anzahl der angerufenen Unternehmen im Auge behalten.
Herausforderungen in den Teams schaffen
EinATS für die Personalbeschaffung ermöglicht es dir auch, die Teamleistung zu optimieren! So hast du nicht nur Zugriff auf die komplette Historie jedes Personalvermittlers, sondern kannst auch die Dashboards der Kollegen checken und deine Leistung im Vergleich zum Rest der Kanzlei bewerten.
Esist sogar möglich, Leaderboards einzurichten, um das gesamte Team zu motivieren.
Effiziente Integrationen
Eine ATS-Software erleichtert dein Projektmanagement durch mehrere Integrationen, z. B. mit dem Google-Kalender oder auch Slack (bald auch auf Marvin!).
3 Gründe, warum dein Unternehmen in ATS-Software investieren sollte
Wenn man nur drei Vorteile der Verwendung von ATS-Software nennen würde (es gäbe noch viele andere), wären es die folgenden: Zeitersparnis, Kostenersparnis und Qualitätsgewinn bei der Personalbeschaffung.
Zeitersparnis ist wichtig
Der größte Vorteil eines automatisierten Bewerbungsverfolgungssystems ist natürlich, dass es im Vergleich zu herkömmlichen Bewerbungs- und Einstellungsverfahren viel Zeit spart .
Im Durchschnitt sind 75-88 % der eingegangenen Lebensläufe nicht für die Stelle qualifiziert. Wenn du qualifizierte Bewerber/innen in der Datenbank findest, kannst du Zeit sparen, um effektiver neue Bewerber/innen zu finden.
Kurz- und langfristige finanzielle Gewinne
Zeit ist Geld! Die einfache Tatsache, dass du mit einer ATS-Software Zeit sparst, bedeutet letztendlich auch, dass du Geld sparst. Deine Personalabteilungen können mehr Aufgaben mit weniger Personal erledigen.
Aber das ist noch nicht alles! Heutzutage belasten lange und umständliche Einstellungsprozesse die Finanzen eines Unternehmens auf viele verschiedene Arten.
Dir fehlt ein Grafikdesigner und du brauchst fünf Monate, um einen einzustellen? In dieser Zeit wendest du dich an überteuerte Freelancer. Du kannst das richtige Profil nicht finden? Du wirst Plattformen dafür bezahlen, deine Anzeige zu präsentieren und an teuren Messen oder Veranstaltungen teilzunehmen.
Kurz gesagt: Aus all diesen offensichtlichen Gründen bringt der Einsatz von ATS-Software deinem Unternehmen mit Sicherheit finanzielle Gewinne.
Das Versprechen einer qualitativ hochwertigen Rekrutierung
Die Einstellung eines Mitarbeiters über einen automatisierten Prozess mithilfe von ATS-Software wird aus zwei Gründen zwangsläufig qualitativ hochwertiger sein als bei einem "traditionellen" Prozess.
Die erste ist, dass sich deine Personalvermittler auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können. Wenn sie mit kleinen Verwaltungsaufgaben überhäuft werden, haben sie nicht die Zeit, jeden Kandidaten gründlich zu recherchieren und eine persönliche Beziehung zu ihm aufzubauen. Diese wertschöpfenden Tätigkeiten sind jedoch für eine optimale Personalbeschaffung notwendig.
In einem zweiten Schritt verbessert der Einsatz eines ATS auch die Erfahrung der Bewerber. Indem du über die Position jedes Bewerbers im Einstellungsprozess auf dem Laufenden bleibst, minimiert die automatische Nachverfolgung das "schwarze Loch" - wenn Bewerber nichts von den Arbeitgebern hören.
Es gibt nichts Schlimmeres für einen potenziellen zukünftigen Mitarbeiter, als einen unklaren Einstellungsprozess zu erleben. Der langwierige E-Mail-Verkehr, um ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren, und der Mangel an Informationen über den Fortschritt in derEinstellungspipelineentmutigen die Talente, die sich dann lieber woanders umsehen.
Wenn du zufriedene Bewerber/innen hast und deine Personalvermittler/innen von unnötigen Aufgaben befreit sind, führt dies unweigerlich zu einer Verbesserung der endgültigen Qualität deiner Personalbeschaffung.
ATS VS Excel, Ende des Spiels?
Heutzutage haben fast 70 % der Unternehmen ihre Tabellenkalkulation aufgegeben und ein reines IT-Tool für die Personalbeschaffung eingeführt. Und das zu Recht, wenn man bedenkt, wie viele Einschränkungen das alte System mit sich bringt, die die Qualität der Personalbeschaffung in einem Unternehmen untergraben.
Zunächst muss man bei der "traditionellen" Methode in der Lage sein, eine solide Tabellenkalkulation zu erstellen und sie dann zu benutzen. Excel ist zwar sehr nützlich, um bestimmte Aufgaben zu erledigen, aber es ist ein komplexes Werkzeug und eine solche Tabellenkalkulation erfordert die Einrichtung von VBA-Makros, Formelzeilen oder Codes, die nur wenige deiner Mitarbeiter/innen beherrschen werden.
Zweitens wird dein Tracking-Board manuell ausgefüllt und kann nicht automatisch mit einem E-Mail-Postfach, einer Webplattform oder den Terminkalendern deiner Personalverantwortlichen interagieren.
Dies führt dazu, dass die Personalabteilungeneine Vielzahl von zeitraubenden Aufgaben erledigen (E-Mails versenden, Vorstellungsgespräche führen, SMS austauschen, Tabellenkalkulation ausfüllen usw.), die sie von ihrer eigentlichen Rolle als Personalmanager ablenken.
Indem du diese Aufgaben automatisierst, ersparst du deinen Mitarbeitern das Haareraufen mit komplizierten Excel-Tabellen und Nebenaufgaben. Diese alten Einstellungspraktiken, die aus Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten bestehen, entsprechen nicht mehr den Erwartungen des heutigen schnellen und wettbewerbsorientierten Arbeitsmarktes.
Schlussfolgerung
Jetzt weißt du, wozu eine ATS-SoftwareDu kannst die ATS-Software benutzen, um die Menschen zu erreichen, für die sie bestimmt ist und wie sie funktioniert.
Die vielen Vorteile, die die Automatisierung deines Einstellungsprozesses mit sich bringt, geben dir einen Eindruck von wie veraltet die derzeitigen Praktiken sindEs ist wichtig, dass du dich schnellstmöglich für ATS-Software entscheidest. Besuche die Website von Marvin Recruiter um ein Angebot zu erhalten!
