RGPD

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Hero image rgpd - coffre fort de données

RGPD et logiciels de recrutement : comprendre la conformité depuis 2018

Depuis le 25 mai 2018, le paysage du recrutement a été transformé avec l'implémentation du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein de l'Union Européenne. Cette régulation est essentielle pour les logiciels de recrutement, car elle dirige la façon dont les données personnelles des candidats sont gérées et sécurisées.
En tant qu'acteur clé dans le secteur du recrutement numérique, il est crucial de comprendre comment le RGPD influence les processus de recrutement. Cette législation vise à offrir une plus grande transparence et un meilleur contrôle sur les données personnelles, un aspect fondamental pour tous les professionnels RH utilisant des logiciels de recrutement.
Pour ceux qui opèrent dans le domaine du recrutement et de la gestion des talents, une connaissance approfondie du RGPD est indispensable. Heureusement, le texte intégral de cette réglementation est accessible sur le site de la CNIL, permettant aux professionnels de se familiariser avec ses implications et de s'assurer que leurs outils et pratiques sont conformes.

Pourquoi la conformité au RGPD est-elle cruciale dans le recrutement ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a redéfini la manière dont les données personnelles doivent être gérées et protégées. Dans le secteur du recrutement, où des informations sensibles sont constamment échangées, la conformité au RGPD n'est pas seulement une obligation légale, mais aussi un gage de confiance et de professionnalisme. Ne pas respecter le RGPD peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes importantes, tout en mettant en péril la réputation de votre entreprise.
1
Consentement Éclairé
Assurer que vos candidats comprennent quelles données sont collectées et pour quelles raisons.
2
Droit à l'oubli
Permettre aux candidats de demander la suppression de leurs données.
3
Sécurité des Données
Protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes ou les altérations.

Comment Marvin Recruiter vous assure une conformité RGPD quotidienne

Pour toute autre demande ou besoin spécifique, n'hésitez pas à nous contacter directement à l'adresse : support@marvinrecruiter.com .
1
Clarté sur le consentement des candidats
Marvin offre la possibilité de visualiser une liste spécifique des candidats pour lesquels le consentement n'est pas acquis :
  • Vous avez la capacité d'indiquer la réception du consentement pour un profil donné.
  • Vous pouvez également actualiser votre base en éliminant tous les profils sans consentement.
2
Désire que votre base conserve un haut niveau RGPD automatiquement
  1. Contrôle total sur vos données : période définie et mail pour autorisation ou suppression, respectant les règles de protection des données.
  2. Maintien de la confiance : période définie suivie d'un mail pour renouveler votre accord ou demander la suppression des informations.

Comment Marvin Recruiter vous permet de traiter vos données ?

Lorsque vous collectez des données à intégrer dans Marvin Recruiter, vous êtes responsable de leurs traitements. Cependant, Marvin Recruiter vous offre la possibilité de gérer votre conformité.
Voici un guide reprenant les différents cas de figure que vous pourrez rencontrer :
Moyen de récupération des données
Processus d’intégration de la donnée
Consentement du candidat
Extension Linkedin
L’extension récupère les informations du profil linkedin de la même manière qu’un utilisateur le ferait manuellement.
Vous devez obtenir le consentement du candidat. Pour cela, l’envoi d’un écrit au candidat est indispensable.
Parsing de CV
L’utilisateur Marvin crée un profil depuis un CV via la fonctionnalité de parsing de Marvin
Vous devez obtenir le consentement du candidat
Candidature via le site carrière ou jobboard
Un candidat a envoyé ses informations volontairement dans le cadre d’un recrutement
En postulant à une offre ou en faisant une candidature spontanée, le candidat accepte que ses données soient collectées
Manuelle
L’utilisateur Marvin ajoute la donnée à la main directement dans sa base
Vous devez obtenir le consentement du candidat

Une question ? Marvin Recruiter est là pour vous aider

Comment Marvin Recruiter traite vos données personnelles ?

Marvin est particulièrement sensible au traitement respectueux des données personnelles des utilisateurs naviguant sur son Site Internet au regard du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des données et de la version consolidée de la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (collectivement, applicables "Règlement").

La politique de confidentialité de Marvin Recruiter détaille précisément les données collectées, la finalité du traitement et les durées de conservation.
Vous pouvez exercer à tous moments votre droit de rétraction et de suppression aux adresses suivantes :

  • par mail : support@marvinrecruiter.com,
  • par courrier à l’adresse : Marvin, 62 rue du Faubourg Poissonnière, 75010 Paris.

Les points importants concernant le traitement de vos données :

  • Elles sont collectées avec votre consentement.
  • Leur durée de conservation est de 2 ans.
  • Les destinataires de vos données sont clairement identifiés.
  • Vos droits sont clairement définis.
Qu’est-ce que mes contacts doivent savoir ?

Il est impératif d’obtenir le consentement de vos contacts pour le traitement de leurs données personnelles.

À cet effet, vous devez être en mesure de les informer sur les points suivants :

  • Quelles sont les données que vous collectez
  • Pour quelle finalité ?
  • Quelle est la durée de conservation des données collectées ?
  • Dans quel espace géographique sont-elles conservées ?
  • Qui sera amené à avoir accès à ces données et pour quelle finalité ?
  • Exposer les droits de vos contacts et communiquer une adresse pour toute réclamation
Peut-on facilement supprimer ou exporter les données des candidats, conformément au droit à l'oubli et à la portabilité des données du RGPD ?

Chez Marvin Recruiter, nous accordons une importance primordiale à la facilité de gestion des données personnelles, en conformité avec le RGPD. Nos utilisateurs disposent de la capacité d’exporter de manière autonome leurs données, qu’il s’agisse de données de candidats ou d’entreprises, directement depuis leur espace personnel. Cette fonction est aisément accessible via la section “Liste”, permettant ainsi un accès rapide et efficace à la base de données Candidat.

Dans le cadre de notre engagement envers la protection des données, Marvin Recruiter assure également un service complet d’exportation des données pour les utilisateurs en fin de contrat. Si un utilisateur décide de ne pas renouveler son contrat avec nous et en fait la demande, nous nous engageons à réaliser un export complet des données contenues dans son espace utilisateur. Cette démarche garantit le respect total du droit à l’oubli et à la portabilité des données, conformément aux exigences du RGPD.

Quelles sont les responsabilités de l'utilisateur par rapport au RGPD lors de l'utilisation du logiciel ?

L’utilisation de Marvin Recruiter implique une responsabilité significative pour l’utilisateur en termes de conformité au RGPD. Il est essentiel que les utilisateurs obtiennent un consentement explicite et éclairé des candidats pour le stockage et le traitement de leurs données personnelles. Ce consentement doit être acquis de manière transparente et conforme aux méthodes décrites dans notre documentation et les pratiques de récupération des données.

Les utilisateurs doivent veiller à ce que les données des candidats soient collectées, utilisées et conservées de manière éthique et légale. Ils sont responsables de comprendre et de respecter les droits des candidats en matière de protection des données, y compris le droit d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles. Bien que notre logiciel fournisse les outils nécessaires pour faciliter ces processus, la responsabilité ultime incombe à l’utilisateur de garantir que ces pratiques sont mises en œuvre de manière conforme et respectueuse des normes du RGPD.

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