Comment choisir un ATS pour son cabinet de recrutement ?

Sur le marché de l’emploi actuel, il est nécessaire de multiplier les canaux de sourcing et de diffusion d’offres d’emploi, pour espérer dénicher les meilleurs talents. Face aux nombreuses tâches dans les processus de recrutement, il peut vite devenir nécessaire de s'équiper d’outils pour les centraliser et les automatiser.

Beaucoup de cabinets de recrutement se sont déjà équipés d’outils de gestion de candidatures. Automatiser de nombreuses tâches vous permet de gagner du temps et de la valeur ajoutée sur beaucoup d’autres parties de votre travail quotidien. 

À l’heure où le recrutement continue d’être accompagné de nombreuses transformations digitales, la pression est forte au sein des entreprises pour dénicher les meilleurs talents, dans les conditions les plus optimales possible.

Découvrons ensemble comment les ATS, Applicant Tracking System, peuvent s’adapter à vos besoins et vous faire gagner du temps.  

L’essentiel 

• Un ATS, en anglais Applicant Tracking System, est un logiciel qui permet de simplifier la gestion des candidatures au sein des entreprises, afin de gagner en qualité et en temps sur le recrutement. 
• Les ATS regroupent un ensemble de fonctionnalités clés pour la bonne gestion du processus de recrutement : CVthèque, site carrière, multidiffusion d’offres d’emploi, messagerie RH ou encore grilles d’évaluation. Les ATS permettent ainsi de centraliser l’ensemble des tâches autour du recrutement. 
• Dans l’ensemble, la prise en main d’un ATS est accessible à tout type de profil au sein de votre entreprise, même s’il reste le plus pertinent pour l’équipe recrutement.  

Définition d’un ATS

L’ATS, ou Applicant Tracking System, en français appelé système de suivi de candidatures, est historiquement un logiciel de recrutement permettant de recevoir et gérer des candidatures. 

C’est essentiellement une solution numérique qui sert à sourcer et suivre le processus d’embauche des candidats dans une ou plusieurs entreprises. Un ATS répond aujourd’hui à de nombreux enjeux pour les chargés de recrutement dans les cabinets de recutement. 

Dans un contexte où le marché du recrutement devient toujours plus tendu, les ATS dernière génération incluent la gestion de viviers de talents pour simplifier la recherche (le sourcing) de candidats.

Suite à la digitalisation et la complexification  des processus de recrutement, le recours à des outils d’organisation et de collaboration est devenu nécessaire. 

Les ATS permettent aux recruteurs d’avoir une vision globale sur toutes les étapes du processus de recrutement. Globalement, ils contribuent à réduire la charge de travail des responsables de recrutement sur des tâches à faible valeur ajoutée et auparavant manuelles.

Le retour sur investissement dans un ATS se voit très rapidement, car vous allez gagner du temps sur vos tâches chronophages et ainsi pouvoir consacrer plus de temps à la recherche de candidats.

Qui doit savoir gérer votre ATS ? 

Pour les recruteurs et managers

L’ATS est avant tout un outil destiné aux recruteurs pour les aider dans toutes leurs tâches opérationnelles. Concrètement, l’ATS ne remplace pas les recruteurs. L’humain restera toujours au coeur du rectrutement. Il permet au contraire de valoriser les recruteurs et de capitaliser sur leur travail.

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Cet outil peut également être utile aux managers qui peuvent s’en servir comme d’un support pour les points avec leurs collaborateurs et pour suivre la réussite de leurs éqiupes. 

Un outil accessible à tous

Un des points forts des ATS est sa facilité de prise en main. Pas besoin d’avoir des compétences spécifiques, les guides interactifs inclus avec l’ATS suffisent amplement pour apprendre à utiliser l’outil rapidement et efficacement. 

Un outil qui doit être adapté par toute l’équipe

Lorsque le recrutement est collaboratif, le logiciel ATS permet la bonne communication et visibilité  sur les processus de recrutement en cours par l’ensemble des personnes impliquées.

En effet, afin d’optimiser le processus de recrutement, plusieurs personnes de votre entreprise doivent avoir accès à l’ATS. D’une part les recruteurs s’en serviront quotidiennement en tant qu’outil de travail principal pour gérer toutes les tâches liées aux recrutements. 

D’autre part, les managers se doivent également d’avoir un accès sur l’ATS pour pour suivre l’activité de leurs équipes, mesurer leur réussite et peuvent s’en servir comme support pour leurs points individuels avec leurs collaborateurs. Les ATS permettent et facilitent la collaboration de toutes les parties prenantes d’un recrutement. Pour bien choisir son ATS, il faut prendre en compte quelques éléments clés qu’il doit pouvoir gérer. 

Quelles sont les fonctionnalités importantes ? 

ATS - un outil all-in-one

Concrètement, les logiciels de gestion de recrutement servent à mettre en place des campagnes de recrutement et de suivre facilement les étapes de recrutement des candidats. 

Finies les lignes Excel interminables, les mails à rallonge ou encore les dossiers perdus, avec un ATS, tout est sur centralisé sur un seul outil. 

Les fonctionnalités principales d’un ATS

Votre ATS peut notamment vous permettre de : 

• Trouver les candidats pour vous : Grâce à l’IA, l’ATS de Marvin est le premier ATS capable de suggérer automatiquement les profils qui correspondent au mieux au pipe jobs du recruteur. Ce sourcing intelligent est clé pour gagner du temps et trouver rapidement les meilleurs candidats sur les bases de données existantes, les réseaux sociaux et d’autres ressources internet. 
• Rajouter des candidats en quelques clics : L’ATS permet d’obtenir les coordonnées d’un candidat en quelques clics seulement. C’est la solution idéale pour rajouter facilement des profils à votre base de candidats, et exploiter ensuite facilement ces données.
• Suivre simplement tout le process de recrutement : L’ATS permet de fluidifier tout le process de recrutement en facilitant la gestion des candidats, du premier contact à la fin de la période d’essai. Tous ces process peuvent être visualisés directement dans l’ATS sous une forme simple et claire. 
• Pouvoir faire du recrutement collaboratif : L’ATS permet de partager le profil du candidat à vos collaborateurs et d’échanger avec le reste de l’équipe dans la section commentaires de chaque profil. 

L’ATS chez Marvin

Chez Marvin, notre ATS permet avant tout de centraliser l’ensemble de l’information de vos potentiels candidats et ceux déjà en processus de recrutement.

Globalement, toute l’équipe peut avoir accès aux informations sur les processus en cours et les clients partenaires. 

Une meilleure qualification des candidats

Vous l’aurez compris, l’ATS permet d’avoir une meilleure visibilité sur vos processus de recrutement mais également sur l’ensemble des équipes de votre entreprise. Grâce à l’ATS, vous pourrez également avoir des échanges plus qualifiés avec les candidats et les suivre tout au long de leur carrière.  

L’ATS de Marvin 

Qualification des candidats

Un des outils phare de l’ATS de Marvin est sa gestion de qualification des candidats. Il se peut que vous vous retrouviez souvent à prendre des notes pendant les entretiens, mais celles-ci finissent bien souvent perdues dans une note ou un dossier de votre ordinateur, non ?

Avec un ATS, vous tirez les avantages de ces prises de notes en les ayant facilement sous la main, et de manière plus lisible. Ainsi, les recruteurs peuvent facilement partager leurs qualifications de candidats avec leurs collègues. L’organisation des notes permet également de retrouver en quelques clics seulement la qualification la plus récente du candidat pour se donner rapidement du contexte. 

Au sein d’un cabinet, il est important de pouvoir dissocier les prises de note selon leur typologie. Par exemple, une qualification de candidat n’aura pas la même valeur et le même impact qu’une prise de note sur l’échange avec le candidat lors de son processus de recrutement. 

Il est ainsi important de dissocier les prises de note selon leur typologie pour d’une part y voir plus clair et surtout savoir où retrouver l’information rapidement, en distinguant les informations liées au candidat uniquement, au proces de recrutement ou encore au client.

Gérer le process dans son entièreté

Avec un ATS, plus besoin de fouiller à travers les différentes parties de vos notes ! L’ATS permet justement de gérer le processus dans son entièreté, avec une visibilité propre pour chaque étape. 

Pouvoir stocker qualitativement le profil d’un candidat est clé également pour gagner en temps et en efficacité tout au long de vos processus de recrutement. 

Suivre les profils sur le long terme

Si un candidat que vous aviez repéré ne rejoint pas votre entreprise dans le momentum, l’ATS va vous permettre de suivre son profil sur le long terme et de l’accompagner dans sa carrière. Cela vous coûtera moins cher en ressources. Cette solution est bien plus rentable que de prospecter dix nouveaux candidats.

Diffuser les annonces sur toutes les plateformes de jobs

Pour les marchés de profils plus rares, tels que les développeurs, un avantage clef de l’ATS va être la multi-diffusion d’annonces sur les plateformes d’emplois.

Sourcer ces profils prend beaucoup de temps et le coût d’acquisition est très élevé. Pour chaque création de poste sur chaque plateforme différente, vous perdez du temps sur d’autres tâches. 

Analyser les données

Au-delà des fonctionnalités, pensez à prendre du temps pour analyser les données récoltées sur votre ATS. Cet outil est une véritable mine d’or pour analyser les indicateurs de suivi comme le nombre de qualifications réalisées, le nombre de deals ou encore le nombre d’opportunités ouvertes.

Gérer les clients 

L’ATS de Marvin peut être très utile aux cabinets de recrutement, puisqu’il leur permet de :

• Suivre facilement la prospection des entreprises
• Ajouter des contrats et des opportunités ouvertes
• Renseigner les annonces d’emploi

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Les ATS sont des outils qui permettent d’optimiser votre processus de recrutement de A à Z. Ils apportent une vraie valeur ajoutée aux recruteurs sur la visibilité et la clarté des processus avec leurs candidats.

Cependant, l’outil ne définit pas votre stratégie de recrutement et ne vous permet pas de trouver le meilleur candidat, sans avoir bien travaillé vos processus en amont, et réellement identifié votre marque employeur. 

Dans un contexte où le marché des candidats est très tendu sur de nombreux secteurs, s’équiper d’un ATS adapté à vos besoins vous permettra de passer plus de temps sur ce qui peut valoriser votre entreprise sur les jobboards, et pour attirer plus efficacement les candidats.

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