Comment bien choisir son logiciel ATS ?

Soigner son recrutement ! Voilà la recette miracle pour booster les performances de votre entreprise. 

Cependant, trouver les talents adaptés à vos attentes, les personnes en phase avec votre état d’esprit, celles ayant les bonnes qualifications pour un poste relève parfois du parcours du combattant. 

Il arrive trop souvent de passer, sans le savoir, à côté de la perle rare, car votre recrutement a traîné ou que les CV ont été perdus.

C’est pour ça que les logiciels d’ATS sont révolutionnaires. Ces logiciels vont tout simplement changer la vie de vos RH et vous permettent d’optimiser vos recrutements. 

Ils sont de plus en plus nombreux sur le marché, il est donc indispensable de bien les choisir pour ne pas se retrouver avec un outil complètement inadapté à vos besoins.

Nous vous livrons ici quelques conseils pour vous aiguiller dans cette recherche et trouver celui qui vous correspond.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel de gestion des recrutements proposé aux entreprises. 

Grâce à ce nouvel outil, les cabinets de recrutement et les équipes de ressources humaines gagneront un temps précieux grâce à diverses fonctionnalités que nous développerons plus tard. 

Nous vous expliquons d’abord pourquoi vous avez besoin à tout prix d’un ATS.

Une vision d’ensemble des candidatures

La plupart des ATS permettent de centraliser les différents processus de recrutement ainsi que les différents outils. 

Oubliez les fichiers Excel avec trois versions différentes, un document Word pour le compte-rendu de l’entretien qui n’a pas été rangé dans le bon dossier, une réunion où le candidat n’a pas été invité… Via une seule et même plateforme, vous pourrez consulter toutes les informations sur tous les candidats.

Les personnes concernées auront donc accès à un même espace et pourront collaborer directement les unes avec les autres. C’est particulièrement pratique quand les candidatures se multiplient et qu’il y a en simultané plusieurs postes à pouvoir. 

Cette nouvelle organisation permet de limiter les pertes d’informations et les incompréhensions au sein des équipes. 

Un gain de temps considérable

C’est indéniablement l’une des premières raisons qui poussent les recruteurs à avoir recours à ce type d’outil. Le processus de recrutement est ponctué de nombreuses tâches chronophages et répétitives qui gâchent le temps précieux des RH : 

• poster la même annonce pour la 10^e fois sur des sites de recrutement différents ; 
• replanifier un rendez-vous qui n’a pas été bien calé ; 
• etc. 

Grâce à l’automatisation de certains processus, les personnes responsables du recrutement pourront dégager du temps pour se concentrer davantage sur leur cœur de métier. 

En plus d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs, vous leur permettrez de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela se répercute nécessairement sur la qualité des recrutements. 

Une optimisation du processus de recrutement

Le logiciel d’ATS est un bon moyen d’améliorer le processus de recrutement. Il permet d’affiner les recherches et d’éviter ainsi de se retrouver avec des candidats qui ne correspondent pas au profil. 

Optimiser la sélection en amont évite de multiplier les entretiens inutiles et permet ainsi d’optimiser ses chances de trouver la perle rare.

L’outil permet de suivre en temps réel l’avancée des processus. Ainsi, les recruteurs peuvent avoir accès aux informations des dossiers. Cela permet d'éviter de recevoir de nouvelles candidatures pour un même poste alors que celui-ci est sur le point d’être pourvu. 

Quels critères prendre en compte lors de la sélection du logiciel d’ATS ?

Il existe de nombreux logiciels d’ATS ayant chacun leurs spécificités. Certaines fonctionnalités sont communes à tous les logiciels, mais d’autres sont propres à certaines plateformes. 

Prenez le temps de bien définir vos attentes en classant vos critères par ordre d’importance. Cela vous aidera au moment de choisir votre logiciel. Voilà quelques conseils pour y voir plus clair. 

La diffusion automatique d’offre

Tout d’abord, vous pourrez créer une offre d’emploi facilement grâce à la plateforme. Puis, le logiciel peut vous permettre de suivre vos process de recrutement sur plusieurs sites en même temps (LinkedIn, Indeed, Pôle emploi, etc.).  

Centralisation des informations

La plateforme vous permettra de centraliser les informations des différents candidats. Elle récolte les CV reçus via différents canaux. Certains ATS vous permettent de récupérer les données des candidats via LinkedIn et remplissent automatiquement des fiches disponibles sur le logiciel. 

Les plateformes utilisant l’intelligence artificielle pourront transformer n’importe quel CV en fiche candidat. Plus besoin de recopier à la main les coordonnées (au risque de se tromper), les expériences et les compétences. Tout est automatisé ! 

Sélection des profils

Le logiciel vous fera une présélection des profils pour un poste en fonction de critères que vous aurez définis. Le matching des candidats avec une offre d’emploi, optimisé par l’utilisation de l’intelligence artificielle, vous fera gagner un temps précieux. 

Les ATS, comme Marvin, vous permettent également de constituer un vivier de candidats mobilisable à tout moment. Les informations sont mises à jour régulièrement et l’usage de nombreux filtres (niveau d’expérience, métier, numéro de téléphone, note) vous permettra de trouver rapidement des candidats potentiels pour une offre de job qui vient de sortir.

Pour les entreprises spécialisées dans le recrutement (chasseurs de têtes par exemple), certains ATS proposent des CRM intégrés (Customer Relationship Management). Vous pourrez concentrer dans un seul espace les informations des entreprises et celles des candidats. Cela vous facilitera la vie pour trouver les bons fits ! 

Suivi des candidatures

Grâce à une plateforme personnalisable, vous pourrez suivre l’évolution des candidatures (candidats sélectionnés, ceux en process, les offres faites). 

Il sera également pour vous plus facile d’organiser les rendez-vous. Il est en effet possible de synchroniser vos rendez-vous google meet dans calendar directement depuis votre ATS.

Dans certains cas, des KPIs (nombre d’offres d’emploi mises en ligne, nombre de CV reçus, nombre de candidats sélectionnés) sont mis à votre disposition. Ils vous aideront à mieux définir vos objectifs, cibler vos faiblesses et ainsi mieux adapter votre stratégie de recrutement.

Toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement auront accès à cette plateforme et pourront rentrer leurs propres informations via leur profil. Vous pourrez donc suivre l’activité de vos recruteurs individuellement et affiner ainsi votre stratégie.

Nous avons énuméré ici un certain nombre de fonctionnalités, toutes ne sont pas disponibles dans tous les logiciels d’ATS, ciblez bien celles qui sont les plus importantes pour vous. Nous vous conseillons de jeter un coup d'œil à l’ATS Marvin qui coche toutes les cases évoquées ! 

Quelles questions poser lors d’une démonstration ? 

Le meilleur moyen pour savoir si un logiciel vous convient est de pouvoir demander une démonstration auprès du fournisseur. 

Mais attention, cela se prépare en amont ! Voilà quelques idées de thèmes à aborder pour ne pas avoir de mauvaises surprises une fois que le contrat a été signé. 

Comment puis-je importer mes bases de données existantes ? 

Pouvoir convertir ses anciennes bases de données sur votre logiciel ATS est indispensable pour ne pas perdre les informations précieuses que vous avez accumulées au fil des années. 

Prenez bien le temps de comprendre si cela est possible, quels types de documents sont utilisables, si le logiciel est compatible avec votre propre base. 

Comment se passe l’onboarding des équipes ? 

Se retrouver avec un logiciel que vous ne savez pas utiliser peut s’avérer un véritable cauchemar. Pensez donc à demander si des formations sont dispensées par le producteur du logiciel pour maîtriser toutes les fonctionnalités du produit et être opérationnel le plus rapidement possible. 

Pour certains ATS vous pourrez avoir accès à des équipes support à tout moment après la première prise en main du logiciel. 

Comment est-ce que cet outil s’adapte aux spécificités de mon entreprise ?

Essayez de comprendre comment l’outil peut être adapté à vos propres besoins. Certains logiciels pourront vous proposer de personnaliser certains aspects du produit, de modifier des fonctionnalités pour qu’elles répondent mieux à vos attentes. 

Vous pouvez leur demander s’ils travaillent avec des entreprises du même secteur, ils auront peut-être même des conseils à vous donner sur les best practices ! 

Comment puis-je résilier le contrat ?

N’oubliez pas cette question pour ne pas vous retrouver bloqués avec un logiciel. Il est important de savoir :

• la durée d’engagement ;
• les frais liés à une rupture de contrat anticipé ;
• l’existence ou non d’un essai gratuit.

Il est indispensable de bien être capable de répondre à toutes ces questions avant de faire votre choix. 

Si vous avez un doute, demandez des précisions, il est inutile de se précipiter. Si vous avez des questions concernant les logiciels d’ATS n’hésitez pas à contacter nos équipes Marvin ! 

Conclusion

Vous l’avez compris, les logiciels d’ATS vont vous changer la vie et vous faire gagner un temps considérable. 

Alors n’hésitez plus, passez le cap ! Cependant, pour optimiser vos résultats, prenez le temps de bien sélectionner celui qui convient à VOTRE activité. 

Quelles fonctionnalités sont les plus utiles pour vous ? Comment adapter la plateforme à vos besoins ? Qui va s’en servir dans vos entreprises ? Voilà les questions que vous devez vous poser afin de correctement choisir votre logiciel ATS.