HR-Workflow: Verwalte das Onboarding und die Nachverfolgung deiner Angestellten

In einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, ihre HR-Prozesse zu optimieren, um effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Die Einführung von HR-Workflows ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die Verwaltung zu vereinfachen und das Personalmanagement zu verbessern.

Ob beim Onboarding neuer Mitarbeiter, bei der Urlaubsverwaltung oder der Nachverfolgung von Schulungen - HR-Workflows sind aus modernen Personalabteilungen nicht mehr wegzudenken. Sie bieten einen hohen Mehrwert und sparen Zeit bei der Arbeit der HR-Abteilungen.

Wie definiert man einen HR-Workflow?

Ein HR-Workflow ist eine strukturierte Abfolge von Aktionen und Schritten, mit denen ein Prozess innerhalb der Personalabteilung effizient verwaltet werden kann. Es handelt sich um eine Darstellung der Arbeitsabläufe zwischen den verschiedenen beteiligten Akteuren, Abteilungen und Systemen. Um einen HR-Workflow zu definieren, ist es entscheidend, :

1. Identifiziere den zu optimierenden HR-Prozess, wie z. B. den Einstellungsprozess, die Urlaubsverwaltung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
2. Zerlege die Aufgaben in klare und präzise Schritte und lege für jeden Schritt die Verantwortlichen, die Fristen und die verwendeten Werkzeuge fest.
3. Lege die Regeln und Bedingungen für jeden Schritt fest, einschließlich der Genehmigungen, die für eine bessere Steuerung der Abläufe erforderlich sind.
4. Konfiguriere den Workflow mithilfe einer Workflow-Software oder einer Workflow-Engine, die in dein HRIS integriert ist.
5. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Der Einsatz eines HR-Workflows ermöglicht es, Informationen zu zentralisieren, die Arbeitszeit zu optimieren und die Qualität der Prozesse zu verbessern, während gleichzeitig die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet wird.

Wie verwaltet man das Onboarding neuer Mitarbeiter?

Das Onboarding oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein entscheidender Schritt im Lebenszyklus eines Arbeitnehmers. Ein gut durchdachter HR-Workflow für das Onboarding hilft dabei, vom ersten Tag an eine positive Erfahrung zu schaffen. Hier erfährst du, wie du das Onboarding effektiv verwalten kannst :

1. Vorbereitung vor der Ankunft: Schicke automatisch einen Begrüßungsbrief an den neuen Mitarbeiter, der die wichtigsten Informationen über das Unternehmen, die Stelle und die ersten Schritte enthält.
2. Erstellen der Akte des neuen Mitarbeiters: Sammle die notwendigen persönlichen und administrativen Daten, wie Arbeitsvertrag, Bankverbindung und Ausweispapiere, indem du sichere Online-Formulare verwendest.
3. Zugriffskonfiguration: Richte in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung Konten auf den verschiedenen Anwendungen und Systemen des Unternehmens ein, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter in allen erforderlichen Systemen präsent ist.
4. Planung von Schulungen: Organisiere erste Schulungssitzungen, um das nötige Wissen über Werkzeuge, interne Prozesse und die Unternehmenskultur zu vermitteln.
5. Betreuung und Begleitung: Richte regelmäßige Treffen mit dem Manager und dem Team ein, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten, indem du die Fortschritte regelmäßig bewertest und gegebenenfalls anpasst.

Einer der größten Vorteile der Automatisierung des Onboarding-Workflows ist die Zeitersparnis für die Personalabteilungen. Durch die Automatisierung des Versands des Arbeitsvertrags zur elektronischen Unterschrift eliminierst du die Verzögerungen, die mit dem Austausch von Papierdokumenten verbunden sind, und sorgst für eine höhere Vertraulichkeit sensibler Informationen. Wenn du die Informationen in einem HRIS oder einer Verwaltungssoftware zentralisierst, erleichterst du außerdem die Verfolgung des Prozesses und die Aktualisierung der Daten in Echtzeit.

Die erfolgreiche Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters trägt zu seiner Zufriedenheit und Produktivität bei, was sich wiederum positiv auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirkt. Mit einem strukturierten und automatisierten Ansatz verbesserst du nicht nur die Effizienz des Prozesses, sondern stärkst auch das professionelle Image deiner Organisation.

Wie verwalte ich die Abwesenheiten und den Urlaub von Angestellten?

Die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub ist ein Schlüsselelement für das Funktionieren eines Unternehmens. Ein effektives System sorgt für eine optimale Ressourcenplanung und erhält die Produktivität der Teams. Hier ist, wie ein HR-Workflow diesen Prozess vereinfachen kann :

1. Einreichen von Anträgen: Die Beschäftigten füllen ein Online-Formular aus, um ihre Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge einzureichen. Dies erleichtert die Eingabe der Informationen und reduziert Fehler, die durch Papiermedien entstehen.
2. Genehmigungs-Workflow: Anfragen werden automatisch an die zuständigen Manager zur Genehmigung weitergeleitet. So können Manager Anfragen mit einem Klick freigeben oder ablehnen und dabei die Arbeitsbelastung des Teams berücksichtigen.
3. Aktualisierung von Zeitplänen: Sobald eine Anfrage genehmigt wurde, aktualisiert das System die gemeinsamen Zeitpläne und Kalender und sorgt so für einen Echtzeitüberblick über die Verfügbarkeiten der einzelnen Personen.
4. Benachrichtigungen: Die Beschäftigten erhalten automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über den Status ihres Antrags, und die zuständigen Teams werden über bevorstehende Abwesenheiten informiert.
5. Saldenverfolgung: Das System berechnet automatisch die verbleibenden Urlaubssalden für jeden Beschäftigten und vermeidet so Fehlberechnungen und Missverständnisse.

Wenn du den Workflow für die Verwaltung von Abwesenheiten in dein Lohnabrechnungssystem integrierst, sorgst du außerdem für eine Synchronisierung der Daten, was zur Reduzierung von Fehlern bei der Lohnberechnung beiträgt. Dies führt auch zu einem Produktivitätsgewinn für die Lohn- und Gehaltsabteilung, da sie die Abwesenheitsinformationen nicht mehr manuell eingeben muss.

Die Verwendung eines sicheren Workflow-Systems gewährleistet, dass die persönlichen Daten der Angestellten vertraulich behandelt werden. Sensible Informationen werden geschützt, und nur autorisierte Nutzer haben Zugriff auf die Daten, wodurch die Gesamtsicherheit des Systems erhöht wird.

Welche Tools gibt es, um HR-Workflows zu automatisieren?

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen zur Automatisierung deiner HR-Workflows, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten sind. Hier sind einige Optionen, die du in Betracht ziehen solltest:

Dedizierte Workflow-Software

Workflow-Software bietet eine umfassende Plattform, um deine Personalprozesse zu verwalten und zu automatisieren. Mit diesen Tools kannst du benutzerdefinierte Workflows einrichten, Daten zentralisieren und die Kommunikation zwischen den Teams verbessern.

HRIS (Human Resources Information Systems)

HRIS enthalten in der Regel Workflow-Funktionen, um gängige HR-Prozesse zu automatisieren. Sie dienen als Grundlage für das gesamte Personalmanagement, einschließlich Verwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Schulungen und mehr.

Tools für die Workflow-Automatisierung

Mit Lösungen wie DocuWare EDM lassen sich der Dokumentenfluss und die Prozesse im Zusammenhang mit der elektronischen Dokumentenverwaltung automatisieren. Diese Werkzeuge sind besonders nützlich für die Verwaltung von Verträgen, Formularen und rechtlichen Dokumenten.

Spezifische Anwendungen

Je nach deinen Bedürfnissen kannst du dich für Anwendungen entscheiden, die auf bestimmte Prozesse ausgerichtet sind, z. B. Zeitmanagement, Planung von Schulungen oder Talentmanagement. Diese Anwendungen können oft in deine bestehenden Systeme integriert werden, um eine Komplettlösung zu bieten.

Die Einführung eines geeigneten Workflow-Tools ermöglicht es dir, durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben erheblich Zeit zu sparen. Dies führt zu einer Senkung der Betriebskosten und einer Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens. Darüber hinaus trägt ein besseres Management der Geschäftsprozesse zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter und Manager bei.

3 Beispiele für HR-Workflows

Beispiel 1: Rekrutierungsprozess

Der Einstellungsprozess kann komplex sein und die Koordination mehrerer Akteure erfordern. Ein automatisierter Workflow kann Folgendes umfassen :

1. Automatische Veröffentlichung von Stellenangeboten auf verschiedenen Kanälen.
2. Empfang und Sortierung der Bewerbungen mit einem Bewertungssystem nach Kriterien.
3. Planung von Interviews und Versand von Benachrichtigungen an Bewerber/innen und Interviewer/innen.
4. Sammeln von Bewertungen nach dem Gespräch für eine fundierte Entscheidungsfindung.
5. Senden des Arbeitsvertrags zur elektronischen Unterschrift, sobald der/die Bewerber/in ausgewählt wurde.

Dieser Workflow erleichtert die Verwaltung der Bewerbungen, verbessert die Qualität der Personalbeschaffung und bietet den Bewerbern eine bessere Erfahrung.

Beispiel 2: Verwaltung von Schulungen

Die Verwaltung von Schulungen ist für die Entwicklung der Fähigkeiten der Beschäftigten von entscheidender Bedeutung. Ein dedizierter Workflow kann Folgendes umfassen :

1. Ermittlung des Lernbedarfs in Zusammenarbeit mit den Managern.
2. Plane die Trainingseinheiten mit den Anbietern.
3. Automatische Anmeldung der betroffenen Angestellten und Versand von Benachrichtigungen.
4. Verfolgung der Anwesenheit und der erzielten Ergebnisse.
5. Aktualisierung der Profile der Beschäftigten mit den neu erworbenen Fähigkeiten.

Dieser Workflow sorgt für eine bessere Organisation, eine ständige Verbesserung der Kompetenzen und eine Rückverfolgbarkeit der absolvierten Schulungen.

Beispiel 3: Verwaltung der jährlichen Beurteilungen

Jährliche Beurteilungen sind ein Schlüsselmoment, um die Leistung zu überprüfen und zukünftige Ziele festzulegen. Ein Workflow kann Folgendes umfassen :

1. Automatisches Versenden von Beurteilungsformularen an Angestellte und Manager.
2. Planung von Beurteilungsgesprächen mit Erinnerung an die Termine.
3. Sammeln von Bewertungen und Zentralisierung der Daten.
4. Analyse der Ergebnisse, um Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
5. Festlegung der Ziele für den neuen Zeitraum und Aktualisierung im System.

Dieser Workflow ermöglicht eine strukturierte Verwaltung der Beurteilungen, fördert die Kommunikation und sorgt für einen einheitlichen Managementansatz.

Deine Lösung zur Automatisierung deiner HR-Workflows

Vorstellung der Lösung und ihrer Reporting-Funktionen

Unsere Lösung ist eine innovative ATS/CRM-Software, die entwickelt wurde, um dein HR-Reporting zu optimieren. Ihre Funktionen umfassen :

• Automatisierte Erfassung von Daten zur Personalbeschaffung und -verwaltung.
• Anpassbare HR-Dashboards, um deine HR-KPIs zu verfolgen.
• Integration mit deinen bestehenden Systemen zur Zentralisierung der Daten.
• HR-Datavisualisierung für eine leichtere Interpretation der Daten.

Wie kannst du dein HR-Reporting vereinfachen?

Wenn du dich für unsere Lösung entscheidest, profitierst du von vielen Vorteilen:

• Automatisierung von Berichtsaufgaben, wodurch Fehler und Zeitaufwand verringert werden.
• Visualisierung von HR-Daten in Echtzeit für eine schnelle Entscheidungsfindung.
• Vorausschauende HR-Analyse mithilfe von Big Data und Data Mining.
• DSGVO-Konformität für den Schutz deiner Daten gewährleistet.

Unsere Lösung hilft dir, deine Personalprozesse zu optimieren und deine strategischen Ziele zu erreichen.

Integration der Lösung in dein bestehendes HR-System

Die Integration unserer Lösung ist einfach und effizient:

• Kompatibilität mit den wichtigsten HRIS auf dem Markt.
• Erleichterte Migration deiner bestehenden Daten.
• Schulung und Unterstützung für deine Teams.

Durch die Integration unserer Lösung zentralisierst du deine Anforderungen in einem einzigen HR-Reporting-Tool und verbesserst so die Konsistenz und Effizienz deines Personalmanagements. Gleichzeitig ermöglichst du eine Verbesserung des Kompetenzmanagements.

Schau dir auch unseren Leitfaden zur Digitalisierung der Personalprozesse an, um noch weiter zu gehen.

Das HR-Reporting ist ein mächtiger Hebel, um dein Personalmanagement zu optimieren.

Durch den Einsatz von Schlüsselindikatoren (KPIs), HR-Dashboards und geeigneten Tools kannst du die Leistung deines Unternehmens steigern.

Lass nicht zu, dass deine Konkurrenz einen Vorsprung gewinnt. Automatisiere und optimiere dein HR-Reporting noch heute. Für eine effektive Personalbeschaffung, treibe dein Unternehmen zum Erfolg.