Qu’est-ce qu’un logiciel ATS de recrutement ?
Vous souhaitez optimiser votre processus de recrutement ? Vos équipes RH ne s’en sortent plus de la gestion des candidatures ?
Comme vous, beaucoup d’entreprises ont l’impression de passer trop de temps à embaucher de nouveaux collaborateurs. Le suivi de chaque étape — et de plusieurs candidats — peut être accablant, surtout lorsque vous recrutez à grande échelle.
Peu de gens le savent, mais pour effectuer un seul recrutement, les grandes entreprises ont besoin en moyenne de 94 candidats, voire le double pour certains postes. Si votre entreprise a 10 postes à pourvoir, cela représente donc environ 940 candidatures nécessaires pour trouver la perle rare ! Comment pouvez-vous tenir le rythme ?
Une solution simple et efficace existe afin de simplifier la vie de tous recruteurs : l’Applicant Tracking System (ATS).
Qu'est-ce qu'un logiciel ATS ? Comment cela fonctionne-t-il ? Nous allons vous apprendre tout ce que vous devez savoir sur ces systèmes de suivi des candidats, y compris les raisons pour lesquelles vous ne pourrez plus vous en passer.
Utiliser un logiciel ATS ? Pour quoi, pour qui ?
Un système de suivi des candidats, dont vous avez dû entendre parler sous l’appellation anglophone d’Applicant Tracking System (ATS), est un logiciel qui automatise le processus d'embauche.
Les logiciels ATS offrent en effet une multitude d'outils permettant aux équipes RH de gagner un temps précieux et d'augmenter leur productivité tout en améliorant l'expérience du candidat.
Grâce à un large éventail de fonctionnalités permettant d'améliorer l'efficacité des équipes de recrutement tout en attirant les meilleurs talents, les logiciels ATS peuvent :
- Aspirer une page LinkedIn pour recopier automatiquement les données du candidat dans la base de données de l’ATS;
- Vous permettre de suivre l’historique de chaque candidat à l’échelle du cabinet, en accédant même aux échanges antérieurs des candidats avec les autres recruteurs;
- De suivre tous les process de recrutement pour ne rater aucune étape
- D’intégrer l’ATS à tous les autres outils que vous utilisez au quotidien comme le Google Agenda pour les rappels ou encore le slack pour les échanges avec l’équipe.
En bref, un logiciel ATS est un système qui s’occupe pour vous du suivi de vos candidats de A à Z, depuis la mise en ligne de l’annonce jusqu’à l’embauche.
Vous le comprendrez, cet outil est devenu aujourd’hui indispensable pour quiconque souhaite optimiser son processus de recrutement. Petite PME ou grande multinationale, l’outil s’adapte à vos besoins et à votre échelle.
Si vous devez recruter deux personnes par an sur des secteurs très spécifiques ou bien si vous cherchez 500 profils généralistes, cela ne fait aucun doute, l’utilisation d’un logiciel ATS vous apportera une solution adaptée.
Nous avons donc la réponse à nos deux questions initiales :
- Un logiciel ATS, pour quoi ? Pour enfin optimiser votre processus de recrutement.
- Un logiciel ATS, pour qui ? Pour tous ceux qui recrutent, quel que soit le secteur ou la taille de votre société.
Comment fonctionne un logiciel ATS ?
Désormais, vous vous demandez sûrement comment fonctionnent ces systèmes de suivi des candidats ?
Le système comporte quatre étapes principales.
Sourcing via LinkedIn
À la différence de bon nombre de logiciels ATS, Marvin Recruiter a des extensions qui analysent automatiquement le profil d'un candidat directement sur LinkedIn et l'ajoutent à votre base de données de recrutement sans passer par la case « questions éliminatoires ».
C’est un outil très pratique pour les chasseurs de tête !
- Aspirez les profils directement depuis LinkedIn après avoir approché les candidats.
- Téléchargez des fiches complètes sur chaque candidat dans l’ATS, que vous pouvez personnaliser avec vos notes.
- Contactez le candidat à tout moment et gardez des traces des échanges.
- Retrouvez vos qualifications à tout moment dans l’ATS Marvin (même des années plus tard).
Télécharger les données de CVs
Grâce à l’ATS Marvin, vous pouvez faire appel à une intelligence artificielle pour créer des fiches pour chaque client en quelques clics. Là aussi, c’est très facile ! Marvin s'occupe de tout.
Importez simplement le CV (dans n’importe quel format - image, PDF, word, etc) pour obtenir immédiatement dans le logiciel une fiche complète sur le candidat.
C’est un outil pratique et clé pour gagner du temps et limiter tout risque d’erreurs.
Filtrage et classement des candidats
Le logiciel ATS permet de très rapidement retrouver les candidats dans la base de données grâce à des filtres avancés comme le numéro de téléphone, l’email, le CV, un échange passé (même s’il date de plus de six mois), d’une note de qualification, etc.
Suivi complet des candidats à chaque étape
Au fur et à mesure des entretiens, l'équipe de recrutement laisse des notes et des évaluations pour chaque candidat dans l'ATS, auxquelles l'équipe peut se référer pour sa sélection finale. Vous êtes maintenant prêt à faire une offre — et vous avez trouvé votre perle rare !
À savoir : certains logiciels ATS proposent également l’envoi d’un courriel de bienvenue de la part de l'équipe, qui contient l’ensemble de la documentation nécessaire à l’embauche (contrat, papiers d’identité, assurance, etc.).
Vous l’aurez compris, le processus de recrutement est facilité de bout en bout grâce à un logiciel ATS. L’ergonomie et la simplicité d’utilisation de l’outil permettent réellement à n’importe lequel de vos employés de le prendre en main rapidement, alors n’attendez plus !
Partagez la base candidats avec votre équipe
En classant les informations, vous êtes sûrs d’avoir une bonne visibilité sur tous les candidats. Vous pouvez facilement partager ces informations avec toute votre équipe qui aura alors accès à toutes les notes sur les candidats.
Un ATS de recrutement est clé pour faciliter le travail en collaboration des recruteurs ! C’est un gage de transparence entre les différents recruteurs et une économie de temps à l’échelle de tout le cabinet.
L’ATS permet en plus de garder la main sur l’historique de chaque candidat sur la durée. Un bon moyen pour fidéliser vos candidats et personnaliser votre discours ! Ainsi, si vous recontacter un client qu’un collègue avait déjà contacté par le passé pour une autre offre, vous pourrez personnaliser dès le début l’échange et montrer votre intérêt.
Matching d’opportunités, une fonctionnalité clé
Là encore, Marvin met à votre service une intelligence artificielle pour vous faire gagner du temps ! En effet, grâce à notre IA, vous pouvez matcher les candidats automatiquement à votre offre d’emploi. C’est très simple !
Il suffit de créer votre offre, de cliquer sur le marching d’opportunité pour voir automatiquement une liste de candidats qualifiés à partir de l’ATS. Vous pourrez ainsi contacter plus rapidement les profils les plus adaptés à l’annonce.
Gérer les process en quelques clics
Marvin est à la fois un ATS de recrutement et un CRM. Ainsi, vous pouvez directement sur l’application piloter tout votre processus de recrutement très simplement.
Pour cela, il vous suffit de personnaliser votre tableau de suivi. Pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez programmer des rappels de tâches en quelques clics et déplacer vos candidats dans des tableaux efficaces, visuels et faciles d’utilisation.
Le logiciel Marvin vous permet même d’analyser le potentiel chiffre d'affaires de vos recrutements.
Visualiser les performances des recruteurs
Un ATS est clé pour suivre les tableaux de bord. Vous voulez connaître vos performances chaque jour, en temps réel ? Marvin peut le faire ! Grâce à l’ATS vous pouvez suivre en temps réel le nombre de qualifications, de partenaires signés et d’offres publiées !
Sur un ATS comme Marvin, vous pouvez notamment suivre les KPIs du nombre de candidats appelés VS du nombre de candidats en process VS le nombre de candidats placés chez le client, à tout moment, en temps réel ! Vous pouvez également garder un œil en permanence sur le nombre d’offres d’emploi en ligne VS le nombre d'entreprises appelées.
Créer du challenge au sein des équipes
Un ATS de recrutement permet également d’optimiser les performances des équipes ! Ainsi, en plus d’accéder à l’historique complet de chaque recruteur, vous pouvez checker le tableau de bord des collègues et évaluer votre performance par rapport au reste du cabinet.
Il est même possible de configurer des leaderboards pour motiver l’ensemble des équipes.
Des intégrations efficaces
Un logiciel ATS facilite votre gestion des projets grâce à plusieurs intégrations, avec le google agenda par exemple ou encore Slack (très bientôt sur Marvin !).
3 raisons pour lesquelles votre entreprise doit investir dans un logiciel ATS
Si l’on devait retenir uniquement trois avantages à utiliser un logiciel ATS (il y en aurait bien d’autres), ce serait les suivants : gain de temps, gain économique, et gains en qualité du recrutement.
Un gain de temps primordial
Le principal avantage d'un système de suivi des candidatures automatisé est bien entendu qu'il permet de gagner beaucoup de temps par rapport aux procédures de traitement des candidatures et d'embauche traditionnelles.
En moyenne, 75 à 88 % des CV reçus ne sont pas qualifiés pour le poste. Retrouver les candidats qualifiés dans la base de données permet de gagner du temps pour sourcer plus efficacement de nouveaux candidats.
Des gains financiers à court et long terme
Le temps, c’est de l’argent ! Effectivement, le simple fait de gagner du temps grâce à un logiciel ATS vous permet finalement de faire des économies. Vos équipes RH pourront faire plus de tâches en étant… moins nombreuses !
Mais ce n’est pas tout ! Aujourd’hui, les processus de recrutement longs et fastidieux pèsent sur les deniers d’une société de multiples manières différentes.
Il vous manque un graphiste et vous mettez cinq mois à en recruter un ? Pendant ce temps, vous vous tournez vers les services de free-lance hors de prix. Vous n’arrivez pas à trouver le bon profil ? Vous allez payer les plateformes pour mettre en avant votre annonce et participer à des salons ou événements coûteux.
En bref, pour toutes ces raisons évidentes, l’utilisation d’un logiciel ATS apporte à coup sûr des gains financiers à votre entreprise.
La promesse d’un recrutement de qualité
Le recrutement d’un collaborateur via un processus automatisé grâce à un logiciel ATS sera forcément plus qualitatif que lors d’un processus « traditionnel » pour deux raisons.
La première est la possibilité pour vos recruteurs de se concentrer sur du travail de fond. Lorsqu’ils croulent sous les petites tâches administratives, ils n’ont pas le temps de pousser les recherches sur chaque candidat, d’établir des relations personnalisées avec eux. Ces activités à forte valeur ajoutée sont pourtant nécessaires pour un recrutement optimal.
Dans un second temps, l’utilisation d’un ATS améliore aussi l'expérience du candidat. En vous permettant de rester au courant de la position de chaque postulant dans le processus de recrutement, le suivi automatique minimise le « trou noir » — lorsque les candidats n'ont pas de nouvelles des employeurs.
Les témoignages sont formels, rien de pire pour un potentiel futur collaborateur que de faire l’expérience d’un processus de recrutement flou. Les échanges de mail à rallonge pour fixer un entretien, et le manque de suivi sur son avancement dans le « pipeline » de recrutement découragent régulièrement les talents qui préfèrent alors aller voir ailleurs.
Vos candidats satisfaits et vos recruteurs libérés de tâches inutiles, cela aboutit inévitablement à une amélioration de la qualité finale de votre recrutement.
ATS VS Excel, fin du match ?
Aujourd’hui, près de 70 % des entreprises ont abandonné leurs feuilles de calcul pour se doter d’un outil informatique purement dédié au recrutement. À juste titre lorsque l’on observe les nombreuses contraintes de l’ancien système, qui minent la qualité du recrutement dans une société.
D’abord, il faut dans la méthode « traditionnelle » pouvoir construire un tableur solide, puis l’utiliser. Bien que très utile pour réaliser certaines tâches, Excel est un outil complexe, et un tel tableur nécessite la mise en place de macros VBA, de lignes de formules ou de codes que peu de vos collaborateurs sauront maîtriser.
Ensuite, votre tableau de suivi sera rempli manuellement et ne pourra interagir automatiquement avec une boîte mail, une plateforme Web ou encore les agendas de vos recruteurs.
De cela en découle la réalisation pour les équipes RH d’une multitude de tâches chronophages (envoi de mail, gestion des entretiens, échanges SMS, remplissage du tableur…) qui les détournent de leur rôle de gestionnaire des ressources humaines.
En automatisant ces tâches, vous évitez à votre personnel de s’arracher les cheveux avec des tableurs Excel complexes et des tâches secondaires. Ces anciennes pratiques de recrutement, composées de feuilles de calcul et de chaînes d'e-mails, ne répondent plus aux attentes du marché de l'emploi actuel, rapide et compétitif.
Conclusion
Désormais, vous savez à quoi sert un logiciel ATS, à qui s’adresse cet outil et comment il fonctionne.
Les multiples avantages qu’offre l’automatisation de votre processus de recrutement vous permettent de vous faire une idée de l’obsolescence des pratiques actuelles, et de la nécessité de souscrire au plus vite à un logiciel ATS. Rendez-vous sur le site de Marvin Recruiter pour obtenir un devis !
