Smart recrutement : comment gagner du temps ?
Le marché de l’emploi est en constante évolution. Le nombre d’entreprises et de candidats se multiplie, tandis que les offres sont publiées sur de nombreux supports différents.
Dans cette multitude d’informations, les cabinets de recrutement ont un rôle de plus en plus majeur à jouer dans l’appui aux recruteurs et aux candidats. Il ne s’agit plus de répondre aux sollicitations, mais bien d’anticiper les besoins des entreprises et des candidats.
Les gains de temps doivent avoir lieu lors du recrutement en lui-même, mais également lors de la phase de prospection. Celle-ci peut-être optimisée par l’utilisation d’outils digitaux uniques qui appuient les chasseurs de têtes dans la prospection et l’analyse des données : c’est le smart recrutement.
Pourquoi gagner du temps en faisant du recrutement ?
Un recrutement long en cas de manque de candidat
Certains recrutements sont longs et fastidieux. Cela peut s’expliquer par une baisse de l'attractivité d’une entreprise ou du secteur tout entier.
Dans ces cas-là, c’est le manque de candidats qui freine le recrutement, peu importe l’efficacité des chasseurs de têtes.
Un recrutement complexe par la multiplication des candidats
Parallèlement à certains secteurs dont les candidats s’éloignent, certaines entreprises reçoivent une multitude de candidatures. Face au succès des offres d’emploi publiées, de plus en plus d’entreprises ont recours à des cabinets de recrutement.
Ces cabinets de recrutement constatent cette même évolution : le marché du travail évolue vite, et les candidats se multiplient. En 2018, et selon l’APEC (Association pour l’emploi des cadres), le nombre de candidatures avait augmenté la même année. Il est passé de 29 000 au premier trimestre, à 33 000 au troisième.
Ce chiffre ne traduit pas précisément la grande disparité selon les secteurs, mais le constat reste net. Les chasseurs de têtes doivent étudier de plus en plus de profils pour satisfaire leurs clients.
Répondre aux besoins des entreprises
Un recrutement long est synonyme d’impact sur la marque employeur. Un recrutement trop lent peut décourager et faire fuir les meilleurs candidats. Ceux-ci pourraient être également démarchés par d’autres entreprises, ce qui aurait tendance à gonfler le salaire demandé.
Un poste vacant pendant une trop longue période est synonyme d’équipes désorganisées et de baisse de productivité, mais également d’une potentielle perte de motivation des employés restants.
Pour toutes ces raisons, les entreprises se tournent vers les cabinets de recrutement pour accélérer et optimiser le processus. Elles attendent une efficacité et une rapidité dans la gestion des dossiers des candidats de la part des chasseurs de têtes.
Se démarquer
La multiplication des besoins des entreprises en matière de recrutement et la quantité de dossiers à étudier a enclenché une multiplication des cabinets de recrutement.
Pour se démarquer, les cabinets doivent optimiser leurs processus pour s’assurer d’un recrutement le plus rapide et idéal possible. L’utilisation d’outils digitaux les appuyant dans la prospection et/ou le tri des candidatures n’est plus une option.
Gain de temps durant la phase de prospection
La phase de prospection est un moment clé durant lequel les données s’accumulent dans les dossiers des cabinets de recrutement. Ces informations concernent notamment les candidats, leurs parcours et leurs profils, les entreprises et leurs spécificités ainsi que les offres.
Mieux gérer la base de données
Cette base de données est en constante évolution. Certains chasseurs de têtes ignorent même le nombre de candidats qu’elle contient !
Il ne s’agit pas seulement d’accumuler le plus d’informations, mais également de bien savoir les trier et les analyser. L’objectif est toujours de faire des matchings offres-candidats le plus rapidement possible, et qui répondent aux attentes des clients.
Les CVthèques contiennent tous les profils qualifiés et qui peuvent correspondre aux besoins de recrutement - au fil de l’eau. Encore faut-il être capable de tenir cette CVthèque à jour, ce qui constitue un véritable challenge.
L’ATS Marvin Recruiter permet de collecter et centraliser l’ensemble des CV des candidats, même s’ils ont candidaté sur LinkedIn. L’ATS permet également de déposer tous les CV, quel que soit le format (word, PDF, etc.).
Si une base de données existe déjà, il est tout à fait possible de l’importer sur le logiciel et de repartir de cette base pour travailler avec plus d’efficacité avec l’appui de l’outil.
Mieux retrouver chaque donnée
La base de données existe pour être exploitée. Aucune candidature ne doit se perdre. En fonction des besoins de recrutement, les chasseurs de têtes doivent être capables de retrouver rapidement l’information sur le candidat adapté à l’offre.
L’utilisation d’outils facilite le travail des cabinets de recrutement. Par exemple, le logiciel ATS de Marvin permet de faire une recherche avancée en fonction de critères précis : métier, compétence, niveau, qualification, expérience, présence de CV / adresse e-mail / url LinkedIn, date de dernier contact, note de qualification etc.
Il est également possible de retrouver des talents en utilisant des informations telles que leur numéro de téléphone ou leur e-mail. Afin d’y voir plus clair, des listes de candidats plus segmentées peuvent être créées.
Au cœur de la multitude de données collectée, l’outil ATS assure également un matching intelligent en utilisant l’intelligence artificielle. L’IA révolutionne le monde du recrutement en liant deux données distinctes en une opportunité optimale. L’ATS sélectionne les candidats issus de la base de données ou de LinkedIn les plus en accord avec les critères de l’offre.
Ainsi, les cabinets de recrutement reçoivent une liste de candidats qualifiés. Les chasseurs de têtes peuvent ainsi recentrer leur temps et leur énergie sur une analyse plus poussée des candidatures pour trouver le talent parfait.
Une vision générale des données pour tous
Les cabinets de recrutement travaillent en équipe. Les chasseurs de têtes exploitent des données en commun, et doivent avoir une vision continue de ce qui a été fait - ou non - par leurs collègues.
À nouveau, le temps est compté et les réunions de mises au point ne permettent pas d’informer chacun parfaitement. L’outil ATS Marvin Recruiter permet de recenser tout l’historique des qualifications, sur chacune des fiches candidat. Chacun est informé, en temps réel des avancées générales.
Fonctionnement général du cabinet de recrutement optimisé ou smart recrutement
Tableau Kanban
Une fois la phase de prospection, de collecte et de tri des données terminée, les cabinets de recrutement suivent un nombre croissant de recrutements. Là encore, le tableau de mise en process de Marvin Recruiter est indispensable.
Le tableau Kanban est personnalisable selon vos besoins, et met en lumière les informations clés dont a besoin le recruteur. Chaque candidat peut être avancé dans le processus de recrutement par un simple geste de glisser-déposer.
Là encore, le tri aide les RH à avoir une vision claire sur l’état de la situation et les prochaines étapes. Ils peuvent créer des colonnes selon leurs besoins et retrouver facilement tous les CV, nombre d’entretiens réalisés et notes d’entretien.
Stratégie et objectifs généraux
Avoir une vision générale est primordial pour les cabinets de recrutement et équipes RH dont les équipes grandissent à mesure que le marché du travail est en pleine évolution. Le nombre de recruteurs, le nombre de prospects, de candidats et de processus en cours créent une masse d’information qui peut faire perdre des yeux l’état général des performances.
Le tableau de bord proposé par Marvin permet de mettre en évidence :
- le nombre de prises de contact face au nombre de qualifications ;
- le nombre de prospects face aux clients et aux contrats signés ;
- le nombre d'offres d’emploi mis en ligne.
Les résultats sont donnés à la semaine, au mois et au trimestre. Les managers peuvent ainsi suivre la performance des équipes en temps réel, et éventuellement réorienter les priorités.
Suivi des équipes
L’idée n’est pas de surveiller le travail des équipes, mais plutôt d’observer leur activité afin d’optimiser les talents de chacun. Dans une timeline générale, la direction peut suivre le travail des équipes, analyser l'activité d’un recruteur et ainsi adapter son management.
Chacun des recruteurs peut suivre l’activité de ses collègues et ainsi se mesurer à leur travail. Un esprit de compétition peut s’instaurer et avec lui une motivation et une productivité accrues. En effet, chaque chasseur de têtes sera fier d’apparaître sur le Leaderboard et le top performeur de son entreprise.
Le travail des équipes de recrutement doit aller de plus en plus vite, sans perdre en efficacité. Une multitude de recruteurs doivent travailler indépendamment sur leurs dossiers tout en gardant une vision générale sur les avancées de leurs collègues.
Les données collectées et triées doivent être mises à jour et les informations nécessitent d’être trouvées le plus rapidement possible par chacun des chasseurs de têtes.
Ces enjeux et ces besoins justifient l’utilisation croissante d’outils ATS par les services RH. Ces logiciels utilisent l’intelligence artificielle et multiplient l’efficacité de l’ensemble des équipes.
