¿Qué es un software de contratación ATS?
¿Quieres optimizar tu proceso de contratación? ¿Están tus equipos de RRHH abrumados por la tarea de gestionar solicitudes?
Al igual que tú, muchas empresas creen que dedican demasiado tiempo a contratando nuevo personal. Hacer un seguimiento de cada etapa -y de varios candidatos- puede ser abrumador, sobre todo cuando se contrata a gran escala.
No mucha gente lo sabe, pero para llevar a cabo una sola contratación, las grandes empresas necesitan una media de 94 candidatos, o incluso el doble para determinados puestos. Así que si tu empresa tiene que cubrir 10 vacantes, eso supone unas 940 candidaturas ¡para encontrar la perla rara! ¿Cómo puedes seguir el ritmo?
Existe una solución sencilla y eficaz para facilitar la vida a todos los reclutadores: el Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS).
¿Qué es el software ATS? ¿Cómo funciona? Te contamos todo lo que necesitas saber sobre estos sistemas de seguimiento de candidatosincluyendo por qué no podrás prescindir de ellos.
¿Usar software ATS? ¿Para qué y para quién?
Un Sistema de Seguimiento deCandidatos (ATS), esun software que automatiza el proceso de contratación.
El software ATS ofrece una gran cantidad de herramientas que permiten a los equipos de RRHH ahorrar un tiempo valioso y aumentar la productividad, mejorando al mismo tiempo la experiencia del candidato.
Con una amplia gama de funciones para mejorar la eficacia de los equipos de contratación y atraer a los mejores talentos, el software ATS puede :
- Abre una página de LinkedIn para copiar automáticamente los datos del candidato en la base de datos del ATS;
- Te permiten seguir el historial de cada candidato en toda la empresa, incluso acceder a los intercambios anteriores de los candidatos con otros reclutadores;
- Sigue todos los procesos de contratación para no perderte ni un paso
- Integra ATS con el resto de herramientas que utilizas a diario, como Google Calendar para los recordatorios o Slack para las discusiones en equipo.
En resumen, el software ATS es un sistema que se encarga de supervisar a tus candidatos de la A a la Z, desde el momento en que se publica el anuncio en Internet hasta la contratación.
Como puedes ver, esta herramienta se ha convertido en esencial para cualquiera que quiera optimizar su proceso de contratación. Tanto si eres una pequeña PYME como una gran multinacional, esta herramienta puede adaptarse a tus necesidades y a tu escala.
Si necesitas contratar a dos personas al año en sectores muy concretos o si buscas 500 perfiles generalistas, no hay duda de que utilizar un software ATS te proporcionará una solución adecuada.
Así que ya tenemos la respuesta a nuestras dos preguntas iniciales:
- ¿Por qué utilizar un software ATS? Para optimizar tu proceso de contratación.
- ¿Para quién es el software ATS? Para todos los que contratan, sea cual sea el sector o el tamaño de tu empresa.
¿Cómo funciona el software ATS?
A estas alturas probablemente te estés preguntando cómo funcionan estos sistemas de seguimiento de candidatos.
El sistema tiene cuatro etapas principales.
Contratación a través de LinkedIn
A diferencia de muchas aplicaciones de software, ATS, Marvin Recruiter tiene extensiones que analizan automáticamente el perfil de un candidato directamente en LinkedIn y lo añaden a tu base de datos de contratación sin pasar por el cuadro de "preguntas eliminatorias".
¡Es una herramienta muy práctica para los cazatalentos!
- Extrae perfiles directamente de LinkedIn después de acercarte a los candidatos.
- Descarga fichas completas sobre cada candidato en el ATS, que puedes personalizar con tus notas.
- Ponte en contacto con el candidato en cualquier momento y lleva un registro de todos los intercambios.
- Encuentra tus cualificaciones en cualquier momento en el ATS Marvin (incluso años después).
Descargar datos del CV
Con ATS Marvin, puedes utilizar la inteligencia artificial para crear fichas para cada cliente en unos pocos clics. ¡Y eso también es fácil! Marvin se encarga de todo.
Basta con importar el CV (en cualquier formato: imagen, PDF, Word, etc.) para obtener inmediatamente una ficha completa del candidato en el programa.
Es una herramienta práctica y clave para ahorrar tiempo y limitar el riesgo de errores.
Filtrar y clasificar candidatos
El software ATS te permite encontrar candidatos muy rápidamente en la base de datos gracias a filtros avanzados como el número de teléfono, el correo electrónico, el CV, un intercambio anterior (aunque tenga más de seis meses), una nota de cualificación, etc.
Seguimiento completo de los candidatos en cada etapa
A medida que avanzan las entrevistas, el equipo de contratación deja notas y evaluaciones para cada candidato en el ATS, que el equipo puede consultar para su selección final. Ya estás preparado para hacer una oferta, ¡y has encontrado a tu joya!
Nota: algunos software ATS también ofrecen la opción de enviar un correo electrónico de bienvenida del equipo, con toda la documentación necesaria para la contratación (contrato, documentos de identidad, seguro, etc.).
Como puedes ver, el proceso de contratación es más fácil de principio a fin gracias al software ATS. La ergonomía y facilidad de uso de la herramienta hacen que cualquiera de tus empleados pueda familiarizarse con ella rápidamente, ¡así que no esperes más!
Comparte la base de datos de candidatos con tu equipo
Al clasificar la información, puedes estar seguro de tener una visión clara de todos los candidatos. Puedes compartir fácilmente esta información con todo tu equipo, que así tendrá acceso a todas las notas sobre los candidatos.
¡UnATS de contratación es clave para facilitar el trabajo conjunto de los reclutadores! Garantiza la transparencia entre los distintos reclutadores y ahorra tiempo a toda la empresa.
ElATS también te permite seguir el historial de cada candidato a lo largo del tiempo. Es una forma estupenda de fidelizar a los candidatos y personalizar tu mensaje. Por ejemplo, si te pones en contacto con un cliente con el que un colega ya se ha puesto en contacto en el pasado para otro puesto vacante, puedes personalizar la conversación desde el principio y mostrar tu interés.
Adecuación de oportunidades, una característica clave
Una vez más, Marvin pone la inteligencia artificial a tu servicio para ahorrarte tiempo. Gracias a nuestra IA, puedes emparejar automáticamente a los candidatos con tu oferta de empleo. ¡Es muy fácil!
Sólotienes que crear tu vacante, hacer clic en la marcha de oportunidades para ver automáticamente una lista de candidatos cualificados del ATS. Esto te permitirá contactar más rápidamente con los perfiles más adecuados para el anuncio.
Gestiona los procesos con unos pocos clics
Marvin es a la vez un ATS de contratación y un CRM. Esto significa que puedes utilizar la aplicación para gestionar todo tu proceso de contratación de forma muy sencilla.
Todo lo que tienes que hacer es personalizar tu tabla de seguimiento. Para asegurarte de que no te olvidas de nada, puedes establecer recordatorios de tareas con sólo unos clics y desplazar a tus candidatos en tablas eficaces, visuales y fáciles de usar.
Elprograma Marvin te permite incluso analizar el potencial de ventas de tus contrataciones.
Ver el rendimiento de los reclutadores
UnATS es clave para el seguimiento de los cuadros de mando. ¿Quieres conocer tu rendimiento cada día, en tiempo real? ¡Marvin puede hacerlo! Gracias al ATS puedes hacer un seguimiento del número de cualificaciones, socios firmados y ofertas publicadas ¡en tiempo real!
Enun ATS como Marvin, puedes controlar los KPI del número de candidatos llamados VS el número de candidatos en proceso VS el número de candidatos colocados con el cliente, en cualquier momento, ¡en tiempo real! También puedes vigilar constantemente el número de ofertas de empleo en línea VS el número de empresas llamadas.
Crear retos en los equipos
¡UnATS de contratación también te permite optimizar el rendimiento del equipo! Así, además de acceder al historial completo de cada reclutador, puedes consultar las tarjetas de puntuación de tus compañeros y evaluar tu rendimiento en comparación con el del resto de la empresa.
Inclusopuedes establecer tablas de clasificación para motivar a todos tus equipos.
Integración eficaz
El software ATS facilita la gestión de proyectos gracias a una serie de integraciones, con Google Calendar por ejemplo o Slack (¡próximamente en Marvin!).
3 razones por las que tu empresa debería invertir en software ATS
Si tuviéramos que elegir sólo tres ventajas de utilizar software ATS (hay muchas más), serían: ahorro de tiempo, ahorro de costes y mejora de la calidad de la contratación.
Ahorrar tiempo es esencial
La principal ventaja de un sistema automatizado de seguimiento de solicitudes es, por supuesto, que ahorra mucho tiempo en comparación con los procedimientos tradicionales de tramitación de solicitudes y contratación.
Por término medio, entre el 75 y el 88% de los CV recibidos no están cualificados para el puesto. Encontrar candidatos cualificados en la base de datos te ahorra tiempo, permitiéndote buscar nuevos candidatos con mayor eficacia.
Beneficios económicos a corto y largo plazo
¡El tiempo es dinero! De hecho, el simple hecho de ahorrar tiempo con el software ATS acaba por ahorrarte dinero. ¡Tus equipos de RRHH podrán hacer más con menos!
¡Pero eso no es todo! Hoy en día, los largos y tediosos procesos de contratación son una sangría para los recursos de una empresa .
¿Te falta un diseñador gráfico y tardas cinco meses en contratar a uno? Mientras tanto, recurres a los servicios de caros autónomos. ¿No encuentras el perfil adecuado? Entonces pagas a las plataformas para que promocionen tu anuncio y participen en ferias y eventos caros.
En resumen, por todas estas razones obvias, utilizar el software ATS seguro que aporta beneficios económicos a tu empresa.
La promesa de una contratación de calidad
Hay dos razones por las que contratar a un empleado mediante un proceso automatizado utilizando un software ATS será sin duda más cualitativo que un proceso "tradicional".
La primera es la oportunidad de que tus contratadores se concentren en el trabajo sustantivo. Cuando están inundados de pequeñas tareas administrativas, no tienen tiempo para investigar a cada candidato y establecer relaciones personalizadas con ellos. Y sin embargo, estas actividades de alto valor añadido son esenciales para una contratación óptima.
En segundo lugar, el uso de un ATS también mejora la experiencia del candidato. Al permitirte saber en qué punto del proceso de contratación se encuentra cada candidato, el seguimiento automático minimiza el "agujero negro", que es cuando los candidatos no reciben respuesta de los empleadores.
La evidencia es clara: no hay nada peor para un futuro empleado potencial que experimentar un proceso de contratación impreciso. Los largos intercambios de correos electrónicos para concertar una entrevista y la falta de seguimiento de los progresos en elproceso decontratación suelen desanimar a las personas con talento, que prefieren buscar en otra parte.
Unos candidatos satisfechos y unos contratadores liberados de tareas innecesarias conducen inevitablemente a una mejora de la calidad final de tu contratación.
ATS VS Excel, ¿el final del partido?
Hoy en día, casi el 70% de las empresas han abandonado sus hojas de cálculo por una herramienta informática dedicada exclusivamente a la contratación. Y con razón, si tenemos en cuenta las numerosas limitaciones del antiguo sistema que merman la calidad de la contratación en una empresa.
En primer lugar, en el método "tradicional", tienes que ser capaz de construir una hoja de cálculo sólida y luego utilizarla. Aunque es muy útil para determinadas tareas, Excel es una herramienta compleja, y una hoja de cálculo de este tipo requiere la implementación de macros VBA, líneas de fórmulas o códigos que pocos de tus empleados serán capaces de dominar.
Después, tu tabla de seguimiento se rellenará manualmente y no interactuará automáticamente con una bandeja de entrada de correo electrónico, una plataforma web o las agendas de tus reclutadores.
Como resultado, los equipos de RRHH tienen que realizarmultitud de tareas que consumen mucho tiempo (enviar correos electrónicos, gestionar entrevistas, intercambiar mensajes SMS, rellenar hojas de cálculo, etc.) y que les distraen de su función de gestores de recursos humanos.
Automatizando estas tareas, puedes evitar que tus empleados se rasguen las vestiduras con complejas hojas de cálculo de Excel y tareas secundarias. Estas viejas prácticas de contratación, consistentes en hojas de cálculo y cadenas de correos electrónicos, ya no cumplen las expectativas del mercado laboral actual, tan rápido y competitivo.
Conclusión
Ahora ya sabes qué software ATSsoftware, para quién es y cómo funciona.
Las múltiples ventajas de automatizar tu proceso de contratación te darán una idea de la obsolescencia de las prácticas actualesy de la necesidad de suscribirte a un software ATS lo antes posible. Visita el Marvin Recruiter ¡para obtener un presupuesto!
