Flexibilité au travail : comment la mettre en place ?

La flexibilité au travail ne peut se résumer à une définition unique. Il serait plus approprié de parler des différents types de flexibilité qui existent et que peuvent mettre en place les entreprises. 

En effet, on peut distinguer les flexibilités liées au système en question (l’entreprise, le salarié, le marché en général) de celles liées aux moyens considérés : les horaires, la formation, la précarité des postes, etc.

Il n’y a donc pas de modèle type de flexibilité à mettre en œuvre. Tout est modulable en fonction de votre société, de votre activité, de votre stratégie et de vos besoins. 

Plusieurs choix de modes de travail existent. Les avantages sont nombreux, mais les risques sont réels sans une réflexion minutieuse en amont.

Vous hésitez à aller vers une gestion plus innovante en proposant plus de flexibilité à vos employés ? Voici l’essentiel des bénéfices que vous pourrez en retirer, ainsi que les défis à relever pour une politique de flexibilité au travail réussie. 

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Quels sont les types de flexibilité au travail ?

On peut en distinguer 3 formes de flexibilité principales :

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1 La flexibilité horaire

 La flexibilité du temps de travail a pour but : 

• de faire fonctionner les installations le plus longuement possible ;
• d’adapter la durée du travail au volume de la demande à l’instant T.

L’employeur optimise la souplesse d’utilisation de la main-d’œuvre et définit un nombre d’heures de travail.

L’employé bénéficie d’un aménagement de ses horaires de travail en fonction de ses possibilités et de l’accord convenu avec son entreprise. 

Temps partiel, heures coupées ou travail hebdomadaire concentré sur 4 jours, ce système reste avantageux, bien que le salarié ne profite pas de la gestion complète de son temps. C’est en effet l’employeur qui conserve le contrôle du temps de travail. 

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2 La flexibilité du lieu de travail

Le télétravail, ou le travail hybride supprime souvent toutes les contraintes horaires : on fixe un objectif, avec une certaine qualité de tâches à respecter et à atteindre sur une durée définie.

En outre, ce système de travail atypique apporte une plus grande souplesse aux entreprises qui peuvent dorénavant rechercher leurs candidats sur la France entière. 

L’ouverture vers de nouveaux profils, éloignés du vivier de proximité géographique, permet de qualifier les recrutements en sélectionnant les profils les plus intéressants. Ainsi, les entreprises qui mettent en place cette flexibilité peuvent diversifier leurs compétences en ayant accès à une offre beaucoup plus large.

3 La flexibilité de tâches

Pour répondre aux exigences de la main-d’œuvre, certaines sociétés choisissent d’optimiser la polyvalence de leurs salariés. Ils passent ainsi d’une tâche à une autre, en fonction des besoins. 

Les entreprises forment ces employés à plusieurs postes et développent leurs compétences, sans coûts supplémentaires. Cela leur permet de réduire les coûts d’embauche.

On parle alors de flexibilité qualitative interne. L’entreprise conserve dans ce cas son propre personnel, qu’elle continue à former en permanence pour éviter d’autres recrutements. 

À l’inverse, d’autres recourent à la flexibilité qualitative externe. Celles-ci privilégient l’emploi de différents contrats temporaires, pour externaliser une part d’activité par exemple, ou réagir à une demande plus importante en adaptant leur niveau de production.  

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Flexibilité au travail : quels avantages ?

Des réticences à ces nouvelles méthodes de travail persistent : contraintes de mise en place, de gestion du suivi, crainte de perte de productivité, etc. 

Ces méthodes présentent pourtant des intérêts incontestables :

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1 Retenir les talents

La génération Z, qui constitue près du tiers de la population active actuelle, comprend les dirigeants de demain. D’où l’importance d’attirer les meilleurs et de les fidéliser dès à présent. 

Bien-être et qualité de vie au travail priment dans leurs choix d’entreprise. L’esprit d’équipe, la convivialité, la bienveillance des relations déterminent le choix de lieux de travail et de postes, bien avant le critère de rémunération. 

« Digital natives », leur lien avec la technologie est fort. Ils sont hyperconnectés et ne craignent pas de s’engager, en échange d’autonomie. Ils recherchent des missions variées, qui donnent un sens à leur travail.

L’enjeu pour les entreprises est de s’adapter à ces nouvelles aspirations pour rester compétitives, moderniser leur image et maintenir leur attractivité. Mettre en place une politique de flexibilité au travail est la réponse attendue par tous ces jeunes candidats. 

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2 Améliorer la productivité

La flexibilité peut devenir un levier de croissance, un moyen d’accroître ses performances et de conserver un avantage compétitif vis-à-vis de la concurrence. 

Des travailleurs mieux dans leur peau s’impliquent davantage dans leurs tâches quotidiennes et dans leur entreprise en général. 

Ils sont plus concentrés, car libérés des soucis de gestion des obligations personnelles, plus stimulés et plus confiants envers leur employeur.

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3 Réduire le stress et l'absentéisme 

Le mal-être au travail engendre anxiété et dépression, quelquefois jusqu’à la démission (burn-out et bore-out). 

Que l’activité professionnelle soit trop lourde ou trop faible, les conséquences restent identiques : 

• des arrêts maladie parfois très longs ;
• une réorganisation difficile pour l’entreprise ; 
• des coûts de gestion pour remplacer les absents ;
• des répercussions sur la motivation des autres salariés et, de fait, sur les performances de la société.

La flexibilité au travail permet d’anticiper ces problèmes. En maintenant le bien-être, on prévient l’absentéisme et ses conséquences.

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4 Moins de présentéisme, plus de résultats 

Avec le télétravail ou le travail hybride, l’efficacité augmente. 

Les salariés boostent leurs accomplissements en trouvant un meilleur équilibre entre missions professionnelles et contraintes personnelles. Moins stressés, plus reposés, leur concentration s’améliore.  

Le résultat prime désormais sur le présentéisme contemplatif ou stratégique : les performances passent avant le nombre d’heures effectuées. 

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5 Réduire les coûts fixes

En adaptant ses besoins en personnel à son activité, l’entreprise peut surmonter les pics ou les creux plus facilement. La part du coût variable augmente, celle de ses coûts fixes diminue.

Autre avantage : la possibilité de limiter la taille des locaux et des dépenses liées à leur fonctionnement.

Des concepts innovants comme le free-seating apparaissent : l’espace n’est plus attribué, les employés choisissent leur bureau à leur arrivée et le libèrent le soir en partant. 

On partage des espaces de coworking, de réunion, de détente. En contrepartie, l’échange des compétences, la cohésion d’équipe et la créativité sont stimulés. 

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Les défis de la mise en place de la flexibilité au travail

1 Les coûts

Ils diffèrent selon le type de politique de flexibilité pour lequel vous opterez.

Une flexibilité qualitative (organisation du travail fondée sur le développement de l’autonomie et des compétences des salariés) peut aider à augmenter la productivité.

Toutefois, le succès de sa mise en place demande de prendre en compte un certain nombre de coûts :

• celui de la mise à disposition de tout le matériel nécessaire (ordinateurs et logiciels) et d’une connexion Internet fiable ;
• celui d’une formation éventuelle des salariés aux nouveaux outils collaboratifs qu’ils doivent utiliser ;
• celui de la mise en place même de cette politique (gestion des nouveaux horaires, des jours d’absences, de la nouvelle répartition des tâches, etc.) Tout cela engendre par ailleurs des besoins de supervision supplémentaire pour s’assurer de la productivité et de la maintenance du respect des délais.
  

Une politique de flexibilité quantitative (recours à des emplois précaires, CDD, stages, intérim, etc.) peut vous aider à gagner du temps et à pallier vos besoins les plus urgents en périodes difficiles.
Cependant, mal gérée, cette stratégie peut s’avérer contre-productive et extrêmement coûteuse :

• implication moindre des employés qui ne peuvent pas se projeter dans l’entreprise ;
• passation des consignes difficile ;
• temps d’adaptation nécessaire à chaque arrivée d’un intérimaire ;
• perte de cohésion d’équipe.

L’inconvénient d’un turn-over trop important, outre son coût élevé, est le risque de ne pas trouver de salariés correspondant vraiment aux profils recherchés. 

Quel que soit votre choix, tout le défi est de ne pas négliger ces quelques coûts avant de lancer votre projet. Vous devez bien évaluer l’investissement financier et le temps passé, et savoir anticiper vos besoins et ajuster la main-d’œuvre à votre activité pour optimiser et rentabiliser les coûts de votre politique de flexibilité.

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2 La communication

‍Accompagner les salariés est primordial, quel que soit l’enjeu :

• former les employés en interne pour éviter d’avoir recours à une main-d’œuvre externe ;
• fidéliser les collaborateurs et d’attirer de nouveaux talents en misant sur des conditions de travail souples et attractives possibles grâce à la flexibilité. 

Dans les deux cas, le rôle du manager sera de transmettre toutes les informations, de façon claire et précise. Il est essentiel de garantir l’échange des données concernant les missions à accomplir et la stratégie de la société.

L’entreprise doit également s’assurer de maintenir le lien avec les partenaires à distance. 

En effet, la crainte majeure des employés est de perdre les relations avec les collègues, de ne plus pouvoir évoluer, de manquer de contacts humains au détriment d’une surutilisation des supports numériques et technologiques.

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3 La supervision

Les entreprises qui promeuvent la polyvalence par la flexibilité fonctionnelle accompagnent leurs employés dans leur montée en compétences.

Les managers doivent proposer des formations adaptées aux besoins de l’entreprise, suivre l’évolution de leurs employés tout en contribuant ainsi à la maîtrise des savoir-faire de leurs équipes. 

Pour les politiques de flexibilité d’horaires et de lieu, l’objectif du manager est d’identifier les éventuels problèmes avant que la productivité n’en subisse les conséquences, pour mettre en place au plus les actions nécessaires :

• Encourager les salariés à s’exprimer régulièrement. 
• Ne pas les abandonner à eux-mêmes : faire le point périodiquement avec eux pour vérifier le rythme adopté et éviter que certains ne se trouvent submergés.

Accorder de la souplesse et de l’autonomie oblige à recentrer le management à l’essentiel : l’accomplissement d’une tâche et le contrôle des résultats, peu importe le nombre de pauses.

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Flexibilité au travail : comment l’organiser ?

1 Établir des politiques de flexibilité claires

La réussite du projet dépend d’une préparation minutieuse en amont :

• Évaluer les besoins et les résultats attendus.
• Planifier soigneusement sa stratégie avant de lancer toute nouvelle règle. 
• Observer les moyens exploités par la concurrence et analyser les bénéfices obtenus.

Une fois le programme et les conditions de mise en place établis, fixez des politiques de flexibilité claires sur lesquelles entreprise et salariés s’appuieront :

• Définissez des chartes d’utilisation des matériels. 
• Encouragez l’usage de certains outils de gestion de projets (Trello, Microsoft Project, Asana, etc.)
• Déterminez les délais de réponse à donner aux emails reçus.
• Imposez une ponctualité pour les réunions ou travaux de groupes planifiés. 

Un maître mot : le bon sens !

Prévoyez également un temps d’essai afin de peaufiner l’organisation jusqu’à ce que tout fonctionne parfaitement.

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2 Choisir des outils technologiques appropriés

Prévoir des solutions logicielles apparaît comme une étape indispensable dans la mise en place d’une politique de flexibilité. 

Pour garantir la productivité, opter pour des outils simples et sécurisés, qui permettent d’accéder rapidement aux données de l’entreprise.

Pour une communication productive entre les membres d’une équipe ou avec des prestataires, l’usage d’outils collaboratifs virtuels contribue à éviter l’isolement et favorise des échanges dynamiques. 

Accomplir avec succès des tâches à distance demande de pouvoir partager des documents, participer à des visios-conférences ou des webinaires, échanger instantanément par des applications chat, etc. De multiples logiciels sécurisés existent : Zoom, Slack, Trello, Notion, etc. 

La décision de la solution la plus adaptée à ses besoins appartient à chaque entreprise, qui peut faire appel à des prestataires spécialisés.

Les sociétés doivent également s’adapter pour leurs recrutements. Avec le travail à distance, la France entière représente dorénavant le vivier des postulants potentiels. Si cela stimule la diversité en entreprise, centraliser les données apparaît indispensable. 

Pour optimiser la recherche de candidats, utiliser un ATS (Applicant Tracking System) comme Marvin Recruiter s’avère judicieux. Il permet une sélection pertinente et cohérente par rapport aux politiques de flexibilité proposées.

Accessible à tout moment, il propose de :

• Construire sa base en important automatiquement des profils LinkedIn. 
• Optimiser son sourcing en identifiant rapidement les profils correspondants aux offres grâce à l’IA.
• Créer des tableaux de bord pour analyser ses résultats, piloter son activité et mettre en place les démarches adéquates.
• Personnaliser son espace utilisateur en connectant son ATS à toutes les applications quotidiennement utilisées (Slack, WhatsApp, Outlook, Google Teams, etc.)
• Bénéficier d’un accompagnement formateur, pour une prise en main réussie. 

ATS et CRM, la solution Marvin permet ainsi de suivre tout le processus d’embauche, depuis la prospection jusqu’à la signature du contrat.

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3 Impliquer les employés 

Autant que possible, évitez d’imposer, laissez le choix aux employés d’opter pour la solution la plus adaptée.

Détaillez-leur les nouvelles règles, rassurez-les et levez toute ambiguïté sur le matériel mis à disposition, ou sur la communication prévue pour éviter tout isolement, etc.

En parallèle, envisagez une formation pour les managers : motiver et superviser des travailleurs à distance est inédit pour certains. Ils doivent, de façon respectueuse et non intrusive :

• Apprendre à communiquer, à gérer les émotions.
• Fédérer les employés autour de ces nouveaux aménagements.
• Programmer des entretiens annuels pour analyser les performances.
• S’assurer de l’efficacité des salariés dans leur organisation et dans l’accomplissement des tâches. 
• Rester bienveillants pour optimiser le bien-être général. 

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Conclusion

Une politique de flexibilité au travail bien menée, réfléchie en amont et instituée avec l’aval des employés, limite les risques et insuffle un vent de modernité à votre entreprise. 

Quel que soit le modèle adopté, il comporte de nombreux avantages : économie de coûts d’embauche, montée en compétence des employés, esprit d’équipe, prises d’initiatives, développement de la créativité, fidélisation et attraction de profils plus diversifiés.

Motiver ses collaborateurs et augmenter sa productivité sont les enjeux de tout dirigeant. Il n’y a pas de modèle universel, à chacun de trouver quel est le meilleur compromis pour son activité. 

Une certitude toutefois : s’ouvrir aux nouvelles tendances, c’est regarder vers demain et rester compétitif ! Qui ne tente rien…

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