¿Cuánto tiempo hay que dar a los clientes para pagar una factura?

En el mundo empresarial, la gestión de los pagos es un aspecto crucial que puede tener un impacto significativo en el flujo de caja de una empresa. Por tanto, la cuestión de los plazos de pago, es decir, el tiempo que se concede a los clientes para liquidar una factura, es fundamental. Este artículo explora los distintos plazos de pago posibles, los aspectos jurídicos de la facturación y las estrategias para optimizar la gestión de los pagos y hacer frente a los retrasos.

Diferentes condiciones de pago

Las condiciones de pago varían en función de varios factores, como el sector empresarial, la relación con el cliente, el importe y las prácticas actuales del mercado. Las condiciones estándar suelen incluir :

• Pago inmediato: se utiliza para transacciones en tiempo real (internet, tienda, a menudo para hardware).
• 30 días fin de mes: permite al cliente pagar la factura en un plazo de 30 días a partir del final del mes en el que se emitió la factura (más común en B2B y ventas de servicios: adecuado para la contratación).
• Cálculo de días personalizado: algunos eligen un número concreto de días (45, 60, etc.) después de la fecha de la factura (a adaptar según tu modelo de negocio, si tienes capital circulante, si los importes son elevados, etc.).

Aspectos legales de la facturación

La legislación suele regular los plazos de pago para evitar abusos. Por ejemplo, en algunos países el plazo máximo permitido puede ser de 60 días. Es crucial informarse sobre las leyes aplicables en tu jurisdicción para definir una política de crédito conforme. Ten cuidado de no entrar en una disputa legal de inmediato, ya que no es raro que se superen ligeramente los plazos de pago (en función de los hábitos de pago de la empresa o por olvido).

Gestión óptima de los pagos

Para una gestión eficaz, te recomendamos que :

• Define una Política de Crédito clara: Establece normas precisas sobre las condiciones de pago y comunícalas claramente desde el principio de la relación comercial. Ignorar estas cuestiones por miedo a discutirlas es un grave error que tendrá repercusiones de largo alcance poco después. Es esencial dejar las cosas claras de antemano y asegurarse de que están claras para todos. No querrás perder el tiempo en procesos judiciales por malos pagadores.
• Utiliza herramientas de gestión de facturas: los programas informáticos pueden ayudarte a hacer un seguimiento de las facturas, calcular los plazos y enviar recordatorios automáticos. La automatización te ahorrará tiempo y molestias ;)
• Recordatorios de pago: en caso de retraso en el pago, es esencial un procedimiento estructurado de recordatorio. Empieza con recordatorios amistosos antes de escalar la situación. Consejo: no vayas directamente al credo: acusar a tus clientes de retrasarse sólo hará que se enfaden. En su lugar, intenta olvidar u ofrecer soluciones de pago ("Veo que el pago de la factura se retrasa un poco, ¿necesitas que establezcamos un calendario de pagos?" - en general, nadie quiere que le consideren un mal pagador).

Reduce los plazos de pago

Para acelerar los pagos, ten en cuenta los siguientes consejos:

• Incentivos por pronto pago: Ofrece descuentos por pronto pago.
• Penalizaciones por retraso en el pago: Los recargos por retraso en el pago pueden animar a los clientes a pagar a tiempo.
• Facturación electrónica: Reduce el tiempo de tramitación y envío de las facturas.
• Externaliza tus pagos: algunas soluciones de pago, como Alma, te pagan el importe facturado inmediatamente, y se encargan de cobrar el dinero a tu cliente. Se acabaron los recordatorios, la tensión por las facturas retrasadas y las preocupaciones.

Hacer frente a la morosidad

A pesar de todas las precauciones que tomes, pueden producirse retrasos en los pagos. He aquí cómo afrontarlos:

• Comunicación proactiva: Ponte en contacto con el cliente para comprender el motivo del retraso. Es muy importante tratar de entender antes de llegar tarde. Fortalecerás tu relación con ellos y encontrarás una solución más rápidamente.
• Plan de pago: Si el cliente tiene dificultades económicas, proponle un calendario de pagos, un aplazamiento u otra solución que le convenga sin poner en peligro su situación.
• Recurso legal: Como último recurso, puede ser necesario emprender acciones legales. Ponte en contacto con abogados especializados.

Conclusión

Gestionar los plazos de pago es un delicado equilibrio entre mantener buenas relaciones con los clientes y garantizar una buena gestión de la tesorería de la empresa. Por término medio, las empresas suelen optar por 30 días a final de mes, pero esta norma puede variar. Es esencial calcular el plazo que se adapte a tu empresa, sin dejar de ser flexible y atento a las necesidades de tus clientes. Una política de crédito bien definida, combinada con una gestión proactiva de la facturación y los recordatorios, puede contribuir mucho a la salud financiera de tu empresa.