Hoja de cálculo Excel VS ATS: ¿qué elegir?

Por término medio, cada oferta de empleo en una empresa atrae 250 CV. De estos candidatos, entre 4 y 6 serán convocados a una entrevista, y sólo uno conseguirá el empleo. Por tanto Por tanto, es fundamental organizar y controlar a todos los candidatosTienes que hacer un seguimiento de sus notas, horarios y resultados.

Excel es una herramienta excelente para almacenar y ordenar datos relativamente sencillos y, con conocimientos avanzados, Excel es capaz de mucho más. Pero, ¿es capaz de gestionar eficazmente las exigencias de un profesional de la contratación moderna? Con la llegada de los ATS, esto ya no parece ser así. Excel VS ATS¿cuál ganará la partida?

¿Qué es un ATS? 

¿Qué es un ATS? 

Un ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos) es un software que gestiona el proceso de reclutamiento y contratación, incluidas las ofertas y demandas de empleo. Organiza la información sobre los solicitantes de empleo y la pone a disposición para su consulta.

Como su nombre indica, un ATS sigue a los candidatos durante todo el proceso de contratación. Ayuda a programar las entrevistas, emite notificaciones y alertas, y envía correos electrónicos automatizados a los candidatos y empleados, como a los reclutadores y jefes de contratación.

Pero estos sistemas son mucho más que organizadores. Un ATS también sirve para clasificar candidaturas y recomendar los mejores candidatos. También puede buscar palabras clave o utilizar algoritmos de tipo IA para realizar un análisis más profundo del candidato. El objetivo esacelerar la revisión de las candidaturas.

Los responsables de contratación pueden preseleccionar a los candidatos mediante el ATS y seguir su progreso a lo largo del proceso de contratación. Al digitalizar de este modo el proceso de contratación, un ATS ahorra tiempo y dinero a los empresarios.

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¿Cómo funciona el ATS?

Un sistema de seguimiento de candidatos ayuda a una organización a gestionar todas las fases del proceso de contratación, desde la redacción del anuncio de empleo hasta la oferta de trabajo. El ATS realiza un seguimiento de toda la actividad que tiene lugar en torno al candidato.

Las siguientes etapas son típicas de un proceso de contratación: 

• La solicitud de empleo se crea y, si es necesario, se aprueba en el sistema.
• El puesto se publica en uno o varios lugares, incluso internamente para los empleados, en el sitio web de la organización y en bolsas de trabajo externas.
• Los candidatos solicitan el puesto. Pueden tener que responder a preguntas relacionadas con el puesto, como su experiencia profesional y su formación. Algunos ATS pueden configurarse para rechazar automáticamente a los candidatos en función de las respuestas a determinadas preguntas.
• El ATS puede analizar los CV y clasificar las nuevas candidaturas a medida que se presentan. 
• Al mismo tiempo, un cazatalentos se acerca a los candidatos. Gracias a los ATS, pueden descargar automáticamente todos los datos sobre el candidato desde LinkedIn a una única aplicación informática, accesible para los reclutadores. 
• El reclutador examina las solicitudes en el sistema y selecciona a los candidatos para continuar. 
• Se pueden realizar entrevistas con el reclutador, el director de contratación y otras personas según sea necesario. Se pueden introducir notas en el ATS después de cada entrevista para futuras consultas.
• Una vez identificado el candidato preferido, el reclutador suele utilizar el ATS para enviar la oferta al candidato.
• Si el candidato acepta la oferta, se ponen a su disposición las funciones de bienvenida de ATS, puede leer y firmar digitalmente las políticas, rellenar formularios en línea y obtener más información sobre la organización.

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Ventajas y desventajas de ATS VS Excel  

10 ventajas del software ATS

→ 1. Menos tareas administrativas que agotan los recursos y hacen perder tiempo.

Gestionar el proceso de contratación día a día con el ATS adecuado significa que pasarás mucho menos tiempo repitiendo tareas como copiar y pegar, buscar, almacenar y hacer copias de seguridad.

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→ 2. Un ATS te permite desarrollar el talento y obtener valor a largo plazo de tu reserva de candidatos.

Se pueden encontrar joyas en las aplicaciones anteriores, pero enterradas en hojas de cálculo y bandejas de entrada, pierden todo su valor.

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→ 3. Te permitedesarrollar una estrategia de contratación informada.

Es difícil tomar decisiones a largo plazo y basadas en datos sobre la contratación futura con sistemas dispares. ATS te permite aplicar un proceso coherente gracias a sus herramientas de análisis de la contratación.

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→ 4. Se acorta el plazo de contratación.

 Una medida clave de la eficacia de la contratación, el tiempo hasta la contratación es un claro indicador del rendimiento de un equipo de contratación. Al gestionar automáticamente tareas que antes se hacían manualmente, se tarda menos en pasar de la fase de solicitud a la de aceptación, y cuesta menos.

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→ 5. La experiencia del candidato cumple las expectativas.

 Un sistema de gestión agrupado e integrado ofrecerá un proceso transparente, enriquecido e informado a los solicitantes y demandantes de empleo.

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→ 6. Se refuerza la marca empleador

Una buena experiencia del candidato mejora la reputación de tu empresa y repercute en tu negocio. Las empresas con una marca fuerte tienen un menor coste por contratación y atraen a mejores candidatos.

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→ 7. La publicación automática de ofertas de empleo es rápida y eficaz 

La publicación automática de ofertas de empleo en bolsas de trabajo y redes sociales te ahorra tiempo, reduce tu lista de tareas administrativas y ofrece una mayor garantía de éxito.

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→ 8. Los candidatos de calidad se seleccionan más fácilmente

Ahora es fácil averiguar en qué punto del proceso de contratación se encuentran los candidatos, para que no se pierdan por el camino. Una comunicación rica y frecuente mantiene implicados a los candidatos.

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→ 9. Se respeta la conformidad

Con un enfoque normalizado y herramientas especializadas para la comprobación de antecedentes, es más fácil proteger los datos sensibles de los candidatos y demostrar que cumples las leyes y normativas de protección de datos.

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→ 10. La colaboración dentro del equipo es más fuerte

Si utilizas un enfoque agrupado para gestionar la contratación, es más fácil construir una contratación cohesionada y eficaz con acceso compartido a toda la información y comunicaciones pertinentes.

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3 razones por las que Excel no sirve para contratar

1. Almacenamiento, presentación y recuperación de datos

Excel puede almacenar una enorme cantidad de datos sencillos. La cantidad de datos que Excel puede almacenar no es el problema, es el tipo de datos, la forma en que se presentan y la capacidad de búsqueda lo que limita a los profesionales de la contratación.

Si trabajas con Excel, tendrás que pasar de un programa a otro y tener un sistema de archivo muy organizado para no perder información esencial.

A medida que se inscriben nuevos candidatos, los datos se acumulan rápidamente y cada vez es más difícil encontrar lo que necesitas, cuando lo necesitas.

2. Colaboración y confidencialidad

Los documentos estándar de Excel están limitados porque sólo pueden ser modificados por un usuario a la vez. Los documentos que se descargan del almacenamiento en la nube, se modifican y se vuelven a colocar en la red suelen provocar pérdidas de datos, ya que los cambios realizados por los usuarios se sobrescriben.

Puede haber ocasiones en las que quieras ocultar datos concretos a una selección de usuarios. En Excel, puedes proteger con contraseña hojas individuales, pero esto no garantiza la seguridad de los datos. Un problema potencial si utilizas Excel para almacenar información sensible.

3. Integraciones y flujos de trabajo

Si utilizas Excel para almacenar datos, lo más probable es que utilices una aplicación de tratamiento de textos para tomar notas, así como una aplicación de calendario y correo electrónico para gestionar las comunicaciones.

Cuanto más pasas de una aplicación a otra, más tiempo pierdes. A medida que evolucione la contratación, dependerás cada vez más de múltiples aplicaciones. Esto creará un flujo de trabajo inconexo y complejo, aumentando la probabilidad de errores.

Excel es una aplicación excelente que tiene muchos usos en el mundo empresarial, pero no está diseñada para gestionar el flujo de trabajo de la contratación moderna.

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Marvin ATS, ¿por qué es práctico? 

Marvin Recruiter es ideal para apoyar las actividades de contratación.

La incorporación de candidatos propuestos a través de la plataforma en 1 clic gracias a la IA permite ahorrar mucho tiempo en la búsqueda de candidatosLas búsquedas avanzadas en la base de datos hacen que el sourcing sea más inteligente y específico, ofreciendo un apoyo de mayor calidad.

Por otra parte, el flujo de trabajo facilita la organización de la jornada laboral, al centralizar en un solo lugar los candidatos a los que hay que llamar, sin que se vean contaminados por otra información. Todo lo que necesita un reclutador en una única plataforma: estadísticas, seguimiento del proceso y pool de candidatos.

Marvin Recruiter El equipo también está disponible parapersonalizar la plataforma según tus necesidades.

Desde el punto de vista de la gestión, la herramienta me permite controlar el rendimiento global e individual de mi equipo, para asegurarme de que cada vendedor alcanza sus objetivos.

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Conclusión  

Aunque Excel es una aplicación excelente con una amplia gama de usos en el mundo empresarial, no está diseñado para gestionar el flujo de trabajo de la contratación moderna.t no está diseñado para gestionar el flujo de trabajo de la contratación moderna.

Marvin RecruiterComo , hay una serie de soluciones que desarrollan software de contratación para profesionales de la contratación. EstosATS permiten gestionar todo el proceso de contratación desde un único sistema altamente integrado.

Con funciones como la automatización de tareas clave, el análisis inteligente de CV, la conectividad con redes sociales y bolsas de trabajo, la potente integración con LinkedIn y la gestión bidireccional del correo electrónico, ATS ha demostrado su eficacia y rentabilidad, ATS ha demostrado su eficacia y rentabilidad.

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