Contratación inteligente: ¿cómo ahorrar tiempo?
El mercado laboral cambia constantemente. El número de empresas y candidatos se multiplica, mientras que las vacantes se publican en muchos medios diferentes.
En esta multitud de información, las agencias de contratación tienen un papel cada vez más importante de apoyo a los contratantes y candidatos. Ya no se trata de responder a las solicitudes, sino de anticiparse a las necesidades de empresas y candidatos.
Se debe ahorrar tiempo durante el propio proceso de contratación, pero también durante la fase de prospección. Esto puede optimizarse mediante el uso de herramientas digitales únicas que ayuden a los cazatalentos en la prospección y el análisis de datos: es el contratación inteligente.
¿Por qué ahorrar tiempo con la contratación?
Contratación lenta en caso de escasez de candidatos
Algunos procesos de contratación son largos y tediosos. Esto puede explicarse por la disminución del atractivo de una empresa o del sector en su conjunto.
En estos casos, es la falta de candidatos lo que frena la contratación, por muy eficaces que sean los cazatalentos.
Contratación compleja debido al gran número de solicitantes
Al mismo tiempo que algunos sectores pierden candidatos, algunas empresas reciben un aluvión de solicitudes. Ante el éxito de las vacantes anunciadas, cada vez más empresas recurren a las agencias de contratación.
Estas agencias de contratación observan la misma tendencia: el mercado laboral cambia rápidamente y el número de solicitantes aumenta. En 2018, y según APEC(Association pour l'emploi des cadres), el número de solicitudes aumentó en el mismo año. Pasó de 29.000 en el primer trimestre a 33.000 en el tercero.
Esta cifra no refleja fielmente la gran disparidad entre sectores, pero la observación sigue siendo clara. Los cazatalentos tienen que estudiar cada vez más perfiles para satisfacer a sus clientes.
Satisfacer las necesidades de las empresas
Los largos plazos de contratación son sinónimo de impacto en la marca empleador. Una contratación demasiado lenta puede desanimar y alejar a los mejores candidatos. Estos candidatos también podrían ser contactados por otras empresas, lo que tendería a inflar el salario solicitado.
Un puesto vacante durante demasiado tiempo es sinónimo de desorganización de los equipos y descenso de la productividad, así como de una posible pérdida de motivación entre los empleados restantes.
Por todas estas razones, las empresas recurren a las agencias de contratación para acelerar y optimizar el proceso. Esperan que los cazatalentos gestionen los expedientes de los candidatos con rapidez y eficacia.
Destaque entre la multitud
El aumento de las necesidades de contratación de las empresas y el enorme volumen de solicitudes que hay que tramitar ha provocado la proliferación de agencias de contratación.
Para destacar entre la multitud, las agencias de contratación necesitan optimizar sus procesos para garantizar que la contratación sea lo más rápida e idónea posible. El uso de herramientas digitales para apoyarles en la prospección y/o clasificación de candidaturas ya no es una opción.
Ahorre tiempo durante la fase de prospección
La fase de prospección es un momento clave durante el cual se acumulan datos en los archivos de las agencias de contratación. Esta información se refiere en particular a los candidatos, sus antecedentes y perfiles, las empresas y sus características específicas, y las vacantes.
Mejor gestión de las bases de datos
Esta base de datos está en constante evolución. Algunos cazatalentos ni siquiera saben cuántos candidatos contiene.
No se trata sólo de acumular toda la información posible, sino también de saber clasificarla y analizarla. El objetivo siempre es establecer correspondencias entre las ofertas y los candidatos lo más rápidamente posible, y de una forma que satisfaga las expectativas del cliente.
Las bibliotecas de CV contienen todos los perfiles cualificados que pueden ajustarse a las necesidades de contratación, a medida que surgen. Sin embargo, hay que ser capaz de mantener actualizada la biblioteca de CV, lo que supone un verdadero reto.
Marvin Recruiter El ATSpermite recopilar y centralizar todos los CV de los candidatos, incluso si han presentado su candidatura en LinkedIn. El ATS también puede utilizarse para cargar todos los CV, independientemente de su formato (Word, PDF, etc.).
Si ya existe una base de datos, es perfectamente posible importarla al programa y utilizarla como punto de partida para trabajar más eficazmente con la ayuda de la herramienta.
Mejor recuperación de cada dato
La base de datos existe para ser utilizada. Ninguna candidatura debe desperdiciarse. En función de las necesidades de contratación, los cazatalentos deben poder encontrar rápidamente información sobre el candidato adecuado para el puesto.
El uso de herramientas facilita el trabajo de las agencias de contratación. Por ejemplo, el software ATS de Marvin permite realizar búsquedas avanzadas basadas en criterios específicos: puesto, competencias, nivel, cualificación, experiencia, presencia de CV / dirección de correo electrónico / url de LinkedIn, fecha del último contacto, puntuación de la cualificación, etc.
También es posible encontrar talentos utilizando información como su número de teléfono o su dirección de correo electrónico. Para mayor claridad, se pueden crear listas de candidatos más segmentadas.
En el centro de la multitud de datos recopilados, la herramienta ATS también garantiza una correspondencia inteligente mediante inteligencia artificial. La IA revoluciona el mundo de la contratación al vincular dos datos distintos en una oportunidad óptima. ATS selecciona a los candidatos de la base de datos o de LinkedIn que mejor se ajustan a los criterios de la vacante.
Como resultado, las agencias de contratación reciben una lista de candidatos cualificados. Los cazatalentos pueden entonces concentrar su tiempo y energía en un análisis más profundo de las candidaturas para encontrar al talento perfecto.
Una visión general de los datos para todos
Las agencias de contratación trabajan en equipo. Los cazatalentos trabajan con datos compartidos y necesitan tener una visión continua de lo que han hecho -o dejado de hacer- sus colegas.
Una vez más, el tiempo es esencial, y no es posible mantener a todo el mundo totalmente informado durante las reuniones para poner a punto el sistema. Marvin Recruiter La herramienta ATS puede utilizarse para registrar todo el historial de cualificaciones en cada expediente de candidato.Todo el mundo está informado, en tiempo real, de los progresos generales.
Funcionamiento general de la agencia de contratación inteligente
Tablero Kanban
Una vez finalizada la fase de prospección, recogida de datos y clasificación, las agencias de colocación controlan un número cada vez mayor de contrataciones. Marvin Recruiter También en este caso, la tabla de procesos es esencial.
El tablero Kanban puede personalizarse para adaptarse a sus necesidades, y destaca la información clave que necesita el reclutador. Cada candidato puede avanzar en el proceso de contratación con un simple gesto de arrastrar y soltar.
También en este caso, la clasificación ayuda a RRHH a tener una visión clara de la situación actual y de los próximos pasos. Pueden crear columnas en función de sus necesidades y encontrar fácilmente todos los CV, el número de entrevistas realizadas y las notas de las entrevistas.
Estrategia y objetivos generales
Tener una visión de conjunto es vital para las agencias de contratación y los equipos de RRHH cuyos equipos crecen a medida que cambia el mercado laboral. El número de reclutadores, el número de prospectos, el número de candidatos y el número de procesos en curso crean una masa de información que puede hacer perder de vista el estado general del rendimiento.
El cuadro de mandos propuesto por Marvin destaca :
- el número de contactos en comparación con el número de cualificaciones;
- el número de clientes potenciales comparado con el de clientes y contratos firmados;
- el número de ofertas de empleo publicadas en línea.
Los resultados se dan semanal, mensual y trimestralmente. Esto permite a los directivos controlar el rendimiento de sus equipos en tiempo real y ajustar las prioridades si es necesario.
Seguimiento del equipo
No se trata de controlar el trabajo de los equipos, sino de observar su actividad paraoptimizar el talento de cada uno. En una línea temporal general, la dirección puede supervisar el trabajo de los equipos, analizar la actividad de un reclutador y adaptar su gestión en consecuencia.
Cada uno de los reclutadores puede seguir las actividades de sus colegas y medirse con su trabajo. Puede surgir un espíritu de competición y, con él, una mayor motivación y productividad. Todos los cazatalentos se sentirán orgullosos de aparecer en la Leaderboard de su empresa y en el top performer.
Los equipos de contratación tienen que trabajar cada vez más rápido, sin perder eficacia. Una multitud de reclutadores tiene que trabajar de forma independiente en sus expedientes, manteniendo al mismo tiempo una visión general de los progresos de sus compañeros.
Los datos recopilados y clasificados deben mantenerse actualizados, y cada cazatalentos debe encontrar la información lo más rápidamente posible.
Estos retos y necesidades justifican el creciente uso de herramientas ATS por parte de los departamentos de RRHH. Este software utiliza la inteligencia artificial para aumentar la eficiencia de todos los equipos.
