Pourquoi et comment créer une CVthèque efficace ?

Dans un contexte de recrutement digital, savoir comment créer une CVthèque performante est devenu indispensable pour optimiser le sourcing et centraliser les candidatures. Ce guide complet vous explique les étapes pour construire une CVthèque efficace en utilisant les meilleures pratiques, depuis la conception de votre plateforme jusqu’à l’automatisation du tri et du filtrage des CV. Vous découvrirez comment intégrer des outils modernes et des logiciels dédiés afin de constituer une base de données performante, tout en respectant les contraintes du RGPD et en améliorant votre marque employeur.

Présentation et enjeux

Qu’est-ce qu’une CVthèque ?

Une CVthèque est une base de CV centralisée, souvent mise en place sous la forme d’un annuaire digital. Elle permet à des candidats de déposer leur curriculum vitae afin d'être repéré par de potentiels employeurs. Par ailleurs, les recruteurs peuvent également diffuser des offres d'emploi sur ces mêmes CVthèques.

Pourquoi utiliser une CVthèque ?

Utiliser une CVthèque présente de nombreux avantages pour les recruteurs. Tout d’abord, elle permet d’optimiser le sourcing des candidats en offrant un accès immédiat à un grand nombre de CV via une plateforme centralisée. Cela facilite la création d’un vivier de candidats qualifiés, ce qui est essentiel pour une stratégie de recrutement digital.

En plus de cela, une CVthèque contribue à réduire les coûts et le temps passés à rechercher manuellement des CV. Grâce à l’automatisation et au tri intelligent des CV, le processus devient plus rapide et plus précis, ce qui permet aux recruteurs de se concentrer sur l’évaluation qualitative des profils. Enfin, la centralisation des données améliore la cohérence et la collaboration entre les équipes de recrutement.

Les différents types de CVthèque

Les CVthèques généralistes gratuites : la plus connue reste celle de France Travail , une base massive qui centralise des millions de CV de divers candidats. Ces CV restent toutefois anonymes et le recruteur doit donc adresser une proposition de contact, avec ou sans offre. Notons également la CVthèque de l'APEC, qui se concentre sur les profils cadres.

Les CVthèques généralistes payantes : Indeed ou Hellowork donnent accès à un large vivier de candidats via différentes formules payantes.

Les CVthèques réseaux sociaux : la plus connue reste LinkedIn, qui permet également de réseauter et de faire de la cooptation. Notons également la plateforme Viadeo.

Chaque type de CVthèque peut être utilisé de manière différente : certaines sont conçues pour être intégrées à un ATS et permettre l’automatisation du tri des CV, tandis que d’autres se présentent comme un annuaire de CV en ligne destiné à servir de source complémentaire lors du sourcing et extraction de données.

Créer une CVthèque interne : mode d’emploi

La méthodologie de création de CVthèque repose sur plusieurs étapes importantes, détaillées ci-dessous. L'objectif est de favoriser la centralisation des données de recrutement et de trouver des profils compétents en adéquation avec vos besoins.

S’appuyer sur des outils performants

La création d’une CVthèque interne nécessite l’utilisation d’outils performants et de logiciels adaptés. Vous pouvez commencer par utiliser des tableurs comme Excel ou Google Sheet pour collecter et organiser les données des CV. Mais pour plus de performances, l’implémentation d’un système de suivi des candidats (ATS) est recommandée. Ces solutions permettent une importation automatique des CV et une indexation rapide des informations.

De plus, l’automatisation du processus de recrutement via des systèmes dédiés permet de centraliser les candidatures et de mettre en place un workflow de collecte de CV. Ces outils intègrent souvent des fonctionnalités avancées, comme le parsing de CV pour le recrutement ou la notation des CV basée sur les compétences, qui facilitent grandement la segmentation et le tri.

Le sourcing des candidats

Un aspect crucial dans la création d’une CVthèque est le sourcing des candidats. Il s’agit de définir une stratégie de recrutement digital qui exploite les jobboards et les réseaux tels que LinkedIn pour collecter un maximum de CV. L’objectif est de constituer un vivier de candidats avec des profils variés et compétents.

Appuyez-vous également sur les réponses à vos offres d'emploi et les diverses candidatures spontanées que vous avez pu recevoir. Ce sont des profils qui peuvent potentiellement vous intéresser à l'avenir. Conservez par ailleurs les CV des candidats cooptés par des employés, collaborateurs ou des personnes de votre entourage.

Organiser sa CVthèque

L’organisation d’une CVthèque interne repose sur la centralisation des données et leur indexation efficace. Il est essentiel de structurer votre plateforme en créant des catégories claires : par exemple, regrouper les CV par secteur d’activité, par niveau d’expérience ou par type de candidat. Le parsing des CV vous permet d'obtenir ces différentes informations.

L’utilisation d’un système de segmentation et de tri intelligent des CV permet d’accéder rapidement aux profils les plus pertinents. À partir de là, intervient le matching des CV qui permet de lier les candidats au besoin du poste, grâce à un score de compatibilité établi sur 100. L'objectif est d'atteindre un minimum de 75 sur 100 pour qu'un CV soit jugé compatible avec l'emploi en question.

Respecter les dispositions légales

Lors de la conception d'une plateforme de CV, il est impératif de respecter les dispositions légales, notamment celles du RGPD. Ainsi, le Règlement Général sur la Protection des Données impose d'informer les candidats de la collecte de leurs données personnelles. De plus, leur exploitation doit être justifiée et strictement protégée.

À noter que vous ne pouvez conserver ces données que pendant deux ans. Au-delà, il est nécessaire d'obtenir à nouveau le consentement des candidats.

CVthèque interne : atouts et inconvénients

Les avantages

La création d’une CVthèque interne présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de constituer un vivier de candidats qualifié en centralisant toutes les candidatures sur une plateforme unique. Cela se traduit par un gain de temps considérable dans le processus de recrutement et une réduction des coûts.

En outre, une CVthèque bien structurée améliore la performance de vos actions de sourcing, en facilitant le filtrage avancé des CV et le tri intelligent selon des critères précis. Ce système favorise également la collaboration entre les équipes, en permettant de partager facilement les CV et de constituer des shortlist de candidats.

Enfin, disposer d’un outil interne contribue à renforcer votre marque employeur, car vous prenez plus de temps à échanger et à nouer une relation avec les candidats.

Les inconvénients

Malgré ses nombreux atouts, la création d’une CVthèque interne comporte également quelques inconvénients. Par exemple, la gestion et l’indexation des données demandent un investissement en temps important pour organiser et classer les CV de manière optimale.

Il est également nécessaire de prévoir des processus de mise à jour automatique des CV afin d’éviter que les données ne deviennent obsolètes. Par ailleurs, la conservation des CV doit être réalisée en conformité avec les exigences du RGPD, ce qui peut impliquer des délais stricts et une gestion rigoureuse des données.

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Présentation de Marvin Recruiter

Marvin Recruiter est un logiciel CRM innovant qui combine un ATS et un CRM, spécialement conçu pour les équipes de recrutement. Il vous aide à gérer efficacement vos contacts, à automatiser vos tâches et à optimiser votre stratégie de recrutement.

Utilisation de l’extension LinkedIn de Marvin Recruiter

L’extension LinkedIn proposée par Marvin Recruiter est un véritable atout pour enrichir votre CVthèque. Cette fonctionnalité vous permet d’importer directement des CV depuis LinkedIn, d’extraire automatiquement les données pertinentes et de les intégrer dans votre base de CV.

L’extension facilite également le sourcing en vous permettant d’utiliser des opérateurs booléens pour filtrer les profils selon des critères précis. Vous bénéficiez ainsi d’un workflow de collecte de CV fluide, qui s’intègre parfaitement dans votre processus de recrutement et renforce l’efficacité de votre outil de gestion des candidatures.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez la page dédiée sur marvin recruiter extension linkedin.

FAQ - Questions fréquentes

Quels outils utiliser pour la création d’une CVthèque interne ?

Vous pouvez commencer par des tableurs simples, mais pour une automatisation optimale, il est recommandé d’utiliser un logiciel d’ATS ou une plateforme dédiée. Ces outils permettent l’importation automatique, l’indexation des CV et facilitent le sourcing des candidats. L’intégration de solutions comme marvin recruiter peut également enrichir votre système.

Comment assurer la mise à jour et la sécurité des données de CV ?

Il est crucial de mettre en place des procédures de mise à jour automatique des CV et de centralisation des données pour garantir la fraîcheur et la sécurité de votre base de CV. Le respect des dispositions légales, notamment le RGPD, est impératif pour protéger les données des candidats et assurer une gestion centralisée conforme.

Pourquoi investir dans une cvthèque interne améliore-t-il la marque employeur ?

La mise en place d'une CVthèque interne permet de créer un vivier de candidats qualifié et de réduire les délais de recrutement. Cela améliore la performance de vos actions de sourcing et renforce la marque employeur en montrant que votre entreprise investit dans des outils innovants et un processus de recrutement digital moderne.