Software de reclamación de gastos: automatiza la gestión de los gastos de tu empresa

Gestionar las reclamaciones de gastos suele ser una tarea que consume mucho tiempo a las empresas. Entre la recogida de recibos, la introducción de gastos y el reembolso a los empleados, el proceso de gestión puede volverse complejo rápidamente. Afortunadamente, es posible utilizar un software específico para automatizar esta gestión y ahorrar tiempo y eficacia. Descubre cómo el software de informes de gastos puede ayudarte a simplificar tus procesos y ahorrar tiempo.

¿Cómo puedes automatizar la gestión de tus informes de gastos?

Si quieres automatizar la gestión de tus informes de gastos, necesitas el software adecuado. He aquí cómo pueden ayudarte estas herramientas:

• Captura de datos simplificada: Los empleados pueden hacer una foto de sus recibos mediante una aplicación móvil, evitando la pérdida de recibos en papel y fomentando el trabajo sin papel.
• Procesamiento automático: gracias a la inteligencia artificial, los datos de las facturas se extraen automáticamente, reduciendo los errores de introducción de datos.
• Aprobación rápida: Los gestores pueden aprobar los gastos con sólo pulsar un botón, facilitando el control y el cumplimiento de las normas internas.
• Integración contable: Los datos se sincronizan con tu programa de contabilidad o facturación, simplificando el trabajo del departamento de contabilidad y contabilidad de costes.
• Archivo digital: Los documentos se almacenan de forma segura, cumpliendo con las obligaciones de archivo e IVA.

Automatizando estos pasos, puedes ahorrar una cantidad significativa de tiempo y mejorar la productividad de tus equipos.

¿Cuáles son los mejores paquetes de software para informes de gastos?

Existen varias soluciones de gestión de gastos en el mercado. Aquí tienes una comparativa de los mejores programas en 2024:

Marvin Recruiter

Marvin Recruiter es un paquete de software ATS/CRM diseñado para equipos de contratación. Aunque no es específicamente un software de informes de gastos, se integra fácilmente con otras herramientas de gestión para ofrecer a las empresas una solución completa. Marvin Recruiter Al centrarse en la eficacia y la sencillez, facilita la digitalización de tus procesos de RRHH.

Otros programas de gestión de gastos: Spendesk, Onexpense, Jenji

Aquí tienes una tabla comparativa de los principales paquetes de software:

Características
Introducción automatizada de datos	✔️	✔️	✔️	✔️
Aplicación móvil	✔️	❌	✔️	✔️
Integración contable	✔️	✔️	❌	✔️
Personalizar reglas	❌	✔️	❌	✔️
Precio medio por usuario	€20	€10	€12	€15

Estos paquetes de software difieren en cuanto a funcionalidad, facilidad de uso y coste. Es importante elegir el software en función de las necesidades específicas de tu empresa.

¿Qué software de informe de gastos es gratuito?

Si buscas una solución gratuita, puedes recurrir a software de código abierto como KMyMoney o GnuCash. Sin embargo, estas herramientas pueden ser menos intuitivas y carecer de algunas funciones avanzadas como la automatización y la inteligencia artificial. Para una gestión eficaz de los gastos empresariales, suele ser mejor invertir en un software de pago que ofrezca una buena relación calidad-precio.

¿Cómo elijo el software de informe de gastos?

Para elegir el mejor software de informes de gastos para tu empresa, aquí tienes algunos criterios que debes tener en cuenta:

• Funciones: comprueba que el programa ofrece las funciones que necesitas, como cálculo automático, aplicación móvil, gestión de gastos de viaje, etc.
• Facilidad de uso: la herramienta debe ser intuitiva para que los usuarios la adopten fácilmente.
• Integración: Asegúrate de que el programa puede integrarse con tu programa de contabilidad o sitio web.
• Coste económico: Compara precios y elige una solución que se ajuste a tu presupuesto.
• Asistencia al cliente: Un buen servicio de asistencia es esencial en caso de problema.

Para optimizar la gestión contable, es importante elegir un software que responda a tus necesidades específicas.

¿Cómo funciona el software de informe de gastos?

El software de informe de gastos suele funcionar de la siguiente manera:

1. Registro de gastos: Los empleados registran sus gastos de empresa haciendo una foto de los recibos mediante una aplicación móvil o subiéndolos a la plataforma.
2. Procesamiento automático: El software utiliza inteligencia artificial para extraer datos (importe, fecha, proveedor) y rellenar automáticamente los campos obligatorios.
3. Aprobación: Los gestores o supervisores pueden aprobar los gastos según las reglas definidas.
4. Integración contable: Los datos se exportan al software contable para el procesamiento de nóminas y el reembolso de gastos.
5. Archivo: Los documentos se almacenan de forma segura durante un periodo legal, ofreciendo valor probatorio en caso de auditoría.

Este proceso permite gestionar sin problemas las reclamaciones de gastos, reduciendo los errores y garantizando el cumplimiento de la normativa.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de informe de gastos?

Utilizar un software de informes de gastos para tu empresa tiene muchas ventajas:

• Ahorro de tiempo: la automatización reduce el tiempo dedicado a introducir y procesar las declaraciones de gastos.
• Reducción de errores: el cálculo automático reduce el riesgo de error humano.
• Cumplimiento: Las normas y límites internos se aplican automáticamente, garantizando el cumplimiento de la política de gastos.
• Visibilidad en tiempo real: Los datos son accesibles en tiempo real, lo que permite un mejor análisis y control de costes.
• Archivo seguro: los documentos se almacenan de forma segura, lo que facilita las auditorías e inspecciones fiscales.
• Movilidad: Las aplicaciones móviles permiten a los empleados introducir sus gastos estén donde estén.

Optimizando la gestión de los gastos de la empresa, puedes mejorar la productividad de tus equipos y ahorrar.

Otras funciones útiles del software de RRHH son Marvin Recruiter

Marvin Recruiter Aunque no es un paquete de software de informes de gastos, ofrece una serie de funciones para los equipos de contratación:

Marvin Recruiter Marvin RecruiterPara saber más sobre todas las funciones de , visita nuestra página dedicada a las funciones de .