Organigramme fonctionnel : présentation et guide de création

Pourquoi et comment créer un organigramme fonctionnel ? Cet article vous explique en détail la marche à suivre pour construire et optimiser votre schéma de structure et de hiérarchie interne, en utilisant des outils modernes et des logiciels adaptés. De quoi favoriser la mise en place d'une stratégie d’optimisation de la structure organisationnelle dynamique et digitale.

Définition et enjeux

Qu’est-ce qu’un organigramme fonctionnel ?

Un organigramme est un diagramme qui présente visuellement la structure d’une entreprise. Lorsqu’il est qualifié de fonctionnel, il met en évidence la répartition des responsabilités et la répartition des tâches entre les différents services et fonctions. Cet outil de création d'organigramme permet d’établir un schéma organisationnel clair et précis, facilitant ainsi la visualisation de l'organisation et la compréhension de la hiérarchie interne.

En pratique, l’organigramme fonctionnel se présente souvent sous la forme d’un diagramme hiérarchique ou d’un schéma qui détaille le flux de communication interne et la répartition des fonctions au sein de l’organisation. Il s’agit d’un guide pour créer un organigramme qui permet également de réaliser une cartographie des processus et d’identifier les points clés à optimiser dans la structure organisationnelle.

Quel est l’intérêt d’un organigramme fonctionnel ?

L’intérêt d’un organigramme fonctionnel réside dans sa capacité à clarifier la structure et la hiérarchie de l’organisation. Il permet de visualiser de manière digitale et interactive la répartition des responsabilités et des rôles, facilitant ainsi le management et la communication entre les membres de l’équipe. Grâce à ce schéma organisationnel, les entreprises peuvent identifier rapidement les points de collaboration et de redéfinition des tâches, ce qui contribue à l’optimisation globale de leur processus interne.

De plus, l’organigramme fonctionnel joue un rôle stratégique dans la formation des collaborateurs et dans la stratégie de management organisationnel. Il sert de référence pour la répartition des flux et l’illustration de la configuration de l’organisation. En somme, il constitue un guide et un benchmark pour mesurer l'efficacité de la structure interne.

Les différents types d'organigramme

Il existe trois grandes formes d'organigramme :

• L'organigramme hiérarchique qui représente la chaîne de commandement de manière verticale, montrant clairement la structure de direction et les relations d'autorité.
• L'organigramme matriciel intègre une structure duale, où les collaborateurs sont à la fois regroupés par fonction et par projet, facilitant ainsi la flexibilité et la collaboration dans un environnement complexe.
• L'organigramme horizontal, ou plat, est généralement élaboré dans les petites entreprises, où il n'y a pas de management intermédiaire. Il illustre une égalité relative entre les salariés.

Créer un organigramme fonctionnel étape par étape

Identifier les fonctions et services

La création d'un organigramme fonctionnel débute par l'identification de toutes les fonctions, services et départements présents dans votre entreprise. Il est primordial de déterminer clairement les rôles et les responsabilités de chaque service pour établir une répartition des tâches cohérente. Par exemple, dans une entreprise de recrutement, il peut être utile de distinguer le service ressources humaines, le service communication, et le service marketing digital.

Cette phase implique une analyse détaillée des processus internes et peut s’appuyer sur des formations en management et des benchmarks de structure organisationnelle pour comparer avec d’autres entreprises. Cette étape est cruciale car elle sert de base pour définir le plan d'organisation hiérarchique.

Collecter et reporter les informations

Une fois les fonctions identifiées, il convient de collecter et de reporter toutes les informations relatives à chaque fonction et service. Cela comprend la collecte des données sur les responsabilités, les tâches, les flux de communication et les interactions entre les départements.

Pour cela, des outils comme les tableurs ou les logiciels de management peuvent être utilisés afin d’importer et d’indexer ces données de manière centralisée. Le but est d’établir une configuration qui permette une visualisation claire de l’ensemble des processus internes.

Par exemple, une entreprise peut organiser des ateliers de travail pour recueillir les informations auprès de chaque département, puis utiliser ces données pour créer une représentation graphique de sa structure organisationnelle.

Concevoir un organigramme clair

La phase de création passe par la conception d’un organigramme qui doit être à la fois clair, design et interactif. Pour cela, il est recommandé d’utiliser un logiciel d'organigramme ou un outil de création d'organigramme tel que Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme ou Creately.

L’objectif est de réaliser un diagramme hiérarchique qui présente de manière illustrée la répartition des responsabilités et des tâches. L’utilisation de template d'organigramme ou de modèle d'organigramme d'entreprise permet de standardiser la construction d'un organigramme fonctionnel et de gagner en formation et en rapidité.

Un bon schéma organisationnel doit également intégrer des éléments de design d'organigramme fonctionnel qui facilitent la visualisation de l'organisation et la compréhension du flux de communication interne.

Validation, diffusion et mise à jour

Une fois votre organigramme fonctionnel construit, il est indispensable de le valider auprès des responsables et des équipes afin de s’assurer que la répartition des fonctions et la configuration reflètent fidèlement l’organisation. Cette étape permet de détecter d'éventuelles incohérences et d'apporter les corrections nécessaires.

Après validation, le diagramme hiérarchique doit être diffusé en interne, que ce soit sous forme digitale ou imprimée, pour servir de guide de management et de benchmark de la structure organisationnelle. Il est également important de mettre en place un processus de mise à jour automatique pour que le schéma organisationnel reste à jour face aux évolutions de l’organisation.

Cette étape peut s’appuyer sur des outils collaboratifs permettant à chaque membre de l’équipe de signaler les changements, assurant ainsi une configuration dynamique et optimisée de votre organigramme.

Outils et modèles pour créer un organigramme fonctionnel

Les outils

Pour créer un organigramme fonctionnel, il existe de nombreux outils et logiciels adaptés à la construction et à la configuration de votre diagramme. Vous pouvez utiliser des outils simples comme Word ou Excel pour réaliser un schéma de base, bien qu'ils nécessitent des licences. Parmi les outils gratuits, Google Slides et Google Sheet permettent d'insérer des diagrammes et de les personnaliser à votre convenance.

Pour des besoins plus avancés, des logiciels spécialisés tels que Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme et Creately offrent une multitude de design d'organigramme fonctionnel.

Ces outils facilitent la cartographie des fonctions et la configuration d'un schéma fonctionnel en proposant des templates et des modèles que vous pouvez adapter selon vos besoins.

Les modèles

De nombreux sites proposent des modèle d'organigramme d'entreprise téléchargeables ou personnalisables. Voici également quelques exemples d'organigramme fonctionnel en fonction de la typologie de l'entreprise.

Dans la plupart des cas, un organigramme d'entreprise présente la structure suivante :

• PDG
• Directeur général adjoint
• Directeurs de département
• Managers
• Employés

Ces exemple d'organigramme fonctionnel servent de guide pour créer un organigramme en fournissant une structure préétablie qui peut être adaptée à votre organisation. Ils permettent de visualiser la répartition des responsabilités et des tâches de manière claire et structurée.

Des modèle d'organigramme d'entreprise disponibles en ligne peuvent être téléchargés et personnalisés selon vos exigences, vous aidant ainsi à réaliser un schéma organisationnel à la fois esthétique et opérationnel. Ce type de benchmark d'organigrammes est particulièrement utile pour s'inspirer et pour la formation à la création d'organigramme.

FAQ - Questions fréquentes

Quelles sont les trois formes d’organigramme ?

Les trois formes principales d’organigramme sont : l’organigramme hiérarchique qui présente la structure en cascade avec des niveaux clairs, l’organigramme matriciel qui combine fonctions et projets pour favoriser la collaboration au sein de l'équipe, et l’organigramme horizontal qui privilégie une structure plate et une communication directe entre les membres.

Un organigramme est-il obligatoire en entreprise ?

Bien qu’un organigramme hiérarchique ne soit pas légalement obligatoire, il est fortement recommandé pour clarifier la structure organisationnelle et améliorer le management interne. Il constitue un outil précieux pour la formation des collaborateurs et pour mettre en place une stratégie de management organisationnel efficace.

Comment adapter un organigramme fonctionnel aux évolutions de l'organisation ?

Pour rester pertinent, il est essentiel de mettre en place un système de mise à jour automatique et d’intégrer un workflow collaboratif qui permet à l’équipe de signaler les changements. L’utilisation d’un logiciel interactif et digital facilite la visualisation de la hiérarchie et permet d’ajuster la configuration du schéma organisationnel en fonction des évolutions internes. Cela constitue un cas pratique d’optimisation de la structure organisationnelle et aide à maintenir une stratégie de management organisationnel dynamique.