La fiche de poste est-elle obligatoire ?

Non, la fiche de poste n'est pas obligatoire et n'a aucune véritable valeur juridique, contrairement au contrat de travail, encadré par le Code du travail. La fiche est souvent considérée comme un simple document administratif dans la relation employeur-salarié, voire comme un élément non contraignant. Pourtant, son rôle va bien au-delà de la simple formalité et, bien rédigée, elle peut se révéler être un outil important.

Comprendre la fiche de poste

Qu'est-ce qu'une fiche de poste

Parfois appelée descriptif de poste, ce document décrit les fonctions, les missions et les responsabilités principales d’un collaborateur au sein d’une organisation. Il précise la position hiérarchique, la liste de tâches formalisées, les exemples de réalisations attendues, ainsi que les compétences requises pour mener à bien le travail.

Conçue comme un support au management, la fiche a pour vocation de définir clairement les attributions et d’éviter les incompréhensions relatives au contrat de travail. Elle doit idéalement intégrer les obligations de moyens (compétences à mobiliser) et les obligations de résultats (objectifs à atteindre). On y trouve souvent :

• Un référentiel de compétences (techniques et comportementales)
• Une définition de fonction (intitulé du poste, organigramme et définition de poste)
• Un descriptif des missions à réaliser et des objectifs
• Les conditions d’exercice (horaires, charge de travail, contraintes, etc.)
• Les critères d'évaluation et perspectives de carrière

Sa forme peut varier d’une entreprise à l’autre, mais le principal est de conserver une trace écrite (papier ou numérique). La rédaction incombe généralement à l’employeur, en lien avec le service des ressources humaines (RH) ou la direction opérationnelle. Le salarié peut être consulté pour clarifier certains points.

Quelles différences entre fiche de poste, fiche de fonction, fiche métier, offre d’emploi et profil de poste ?

Plusieurs termes coexistent dans le milieu professionnel :

• Fiche de poste : centrée sur une personne et ses attributions.
• Fiche de fonction : davantage axée sur la définition de fonction globale, pouvant s’appliquer à plusieurs postes similaires.
• Fiche métier : référentiel plus large, englobant les pratiques communes à une famille de métiers (ex. : comptable, manager, développeur).
• Offre d’emploi : document généralement public, décrivant un emploi à pourvoir, parfois moins détaillé que la fiche de poste réelle.
• Profil de poste : se rapproche de la fiche de poste, mais sert souvent en amont du recrutement pour définir le « portrait idéal » du candidat.

La fiche de poste est donc plus précise, tandis que les autres documents sont soit plus génériques, soit rédigés dans un but plus large (recrutement, définition globale d’un métier, etc.).

Cadre juridique et obligations légales

Que prévoit le Code du travail ?

Le Code du travail n'établit pas un cadre juridique de la fiche de poste au sens où elle est qualifiée comme étant "obligatoire". Cependant, il prévoit que "l'employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail" (article L1221-5-1). Au nombre de 14, ces informations sont listées dans l'article R1221-34 du Code du travail. Outre le lieu et la durée du travail, doivent être communiqués au salarié "l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi".

À noter que le salarié peut saisir le Conseil des Prud'hommes pour obtenir ces informations, suite à une mise en demeure infructueuse de l'employeur.

Les obligations de l’employeur liées à la fiche de poste

L’employeur est censé veiller à la clarté de la fiche de poste, surtout si celle-ci est mentionnée ou insérée dans le contrat. Selon la jurisprudence en droit du travail, un motif de licenciement peut être jugé abusif si les missions attribuées ne sont pas conformes à ce qui était prévu.

Il revient donc à l’employeur de maintenir la cohérence entre le contrat de travail et la fiche de poste réelle. En cas de modification unilatérale du contrat, la force probante de la fiche de poste peut jouer contre lui s’il n’a pas respecté le cadre initial. Par exemple en imposant des attributions hors contrat sans avenant.

Responsabilité du salarié et respect de la fiche de poste

Le salarié a, lui aussi, une responsabilité. Il doit s’efforcer d’exécuter les missions décrites dans sa fiche de poste. Un refus d’exécuter une tâche clairement identifiée dans le document peut être considéré comme un motif de licenciement pour cause réelle et sérieuse, notamment si la tâche entre dans le champ d’application du Code du travail et dans la position hiérarchique prévue.

Si le salarié estime être confronté à des attributions hors contrat ou à une charge de travail contraire à son statut, il peut faire valoir le droit du salarié et demander une négociation contractuelle. En cas de désaccord, la documentation RH peut servir de preuve devant la justice pour établir si la mission relève, ou non, du descriptif de poste.

Evolution de la fiche de poste

Modification unilatérale et avenant au contrat

Une fiche de poste n’est pas figée. L’organisation d’un service, l’évolution du métier ou de la structure hiérarchique, la création de nouvelles conditions de travail peuvent amener à une refonte du descriptif de poste. Toutefois, si les missions changent profondément, il s’agit potentiellement d’une modification des fonctions du salarié. Celle-ci peut être soumise à un avenant obligatoire, surtout si la rémunération et le cadre contractuel se trouvent impactés.

Imposer de nouvelles tâches sans accord tacite ni avenant salarié-employeur peut constituer une modification unilatérale du contrat, illégale si la nature du poste se trouve radicalement modifiée. Le salarié peut alors refuser la répartition des missions proposée et exiger un procès-verbal de modification ou un avenant au contrat de travail.

Conditions légales pour modifier une fiche de poste

Toute modification doit s’inscrire dans les conditions d’application fixées par la convention collective et par le champ d’application du code du travail. Une négociation contractuelle peut s’avérer nécessaire si la charge de travail, le statut ou la rémunération évoluent de manière significative. Les procédures internes peuvent prévoir des étapes comme la notification au salarié, la validation des tâches et la signature d’un avenant obligatoire.

Des indicateurs de performance sont parfois inclus pour justifier la refonte du descriptif de poste et assurer une meilleure cohérence avec les objectifs de l’entreprise. Le tout doit être formalisé dans un document (par exemple, un procès-verbal de modification) qui servira de preuve en cas de litige prud’homal.

Le refus du salarié d’exécuter une tâche et ses conséquences

Lorsqu’un salarié juge qu’une tâche est en désaccord avec sa fiche de poste ou relève de fonctions hors contrat, il peut refuser de l’exécuter. Ce refus d’exécuter une tâche doit cependant être justifié : par exemple, la tâche est réellement hors du champ d’application défini par la liste de tâches formalisées, ou la charge de travail devient intenable.

En revanche, si la fiche de poste couvre bel et bien la mission contestée, le salarié s’expose à des mesures disciplinaires. Elles vont de l’avertissement au licenciement pour motif légitime (voire cause réelle et sérieuse) en cas de persistance. Chaque situation dépendra alors de la jurisprudence en droit du travail et de la valeur juridique d’un descriptif clair.

Fiche de poste et gestion RH

L'importance d'une fiche de poste claire dans le processus RH

Sur le plan de la gestion des compétences et de la communication interne, la fiche de poste est un outil de pilotage RH incontournable. Une description claire des missions et des conditions d’exercice facilite le recrutement, l’organisation des équipes, la définition d’objectifs et l’évaluation du salarié. De plus, elle confère une sécurité juridique tant à l’employeur qu’au salarié, en cadrant la marge de manœuvre managériale.

Les procédures internes peuvent inclure une consultation ou un engagement contractuel pour valider la fiche de poste. En cas de changement d’organigramme, il suffit souvent de se référer à ce document pour savoir quelles attributions évoluent et comment.

Mise à jour régulière et gestion des compétences

Une mise à jour de la fiche de poste est capitale lorsque le salarié acquiert de nouvelles compétences ou que les objectifs de l’entreprise se transforment. L’actualisation des missions permet de veiller à la cohérence entre les tâches demandées et la rémunération ou le statut accordé. Si ces évolutions ne sont pas formalisées, un litige pourrait surgir quant à la répartition concrète des fonctions.

Par ailleurs, cette mise à jour contribue à la création d’un référentiel métier plus complet et d’un référentiel de compétences efficace, servant à la fois de base au plan de formation et d’indicateurs de performance pour les managers.

Enjeux de communication interne et validation du poste

La communication interne autour de la fiche de poste assure le respect et la compréhension des règles. Un manager bien informé pourra ainsi adapter la répartition des missions et définir une charge de travail réaliste pour chaque collaborateur. En outre, la validation juridique du poste passe souvent par une signature ou un échange écrit (ex. : notification au salarié), pour éviter qu’on invoque une absence d’engagement contractuel dans le futur.

Litige et recours lors de non-respect

Cas pratiques de litiges concernant la fiche de poste

Les litiges prud’homaux naissent souvent d’un non-respect du descriptif. L’employeur qui confie des attributions hors contrat sans informer formellement le salarié, ou le salarié qui refuse d’effectuer une tâche prévue par le document, sont les scénarios les plus fréquents. Des exemples concrets incluent :

• Un contrat de travail modifié sans avenant obligatoire, alors que la fiche de poste initiale décrivait d’autres missions
• Des fonctions d’autorité confiées à un salarié sans clause contractuelle adaptée (risque de motif de licenciement injustifié)
• Un refus d’exécuter une tâche par le salarié, qui estime que ce n’était pas dans sa liste de tâches formalisées

Sanctions et mesures correctives pour non-respect

En cas de non-respect du descriptif, l’employeur peut faire face à des mesures disciplinaires inversement retournées contre lui, ou à une requalification de la sécurité juridique du poste. Il est parfois contraint de verser des indemnités au salarié pour compenser une charge de travail excessive ou un changement imposé. Le conseil de prud’hommes examine alors la force probante de la fiche de poste et si les règles de notification au salarié ont été suivies.

Les mesures correctives incluent la refonte du descriptif de poste ou la reprise des discussions pour un avenant au contrat de travail. Le but est de rétablir un équilibre conforme aux procédures internes et au règlement en vigueur.

Recours du salarié et outils légaux disponibles

Le salarié qui subit un non-respect du descriptif (par exemple une évolution de statut ou une hausse de charge sans avenant) peut saisir le conseil de prud’hommes. Ce dernier vérifie alors la valeur juridique d’un descriptif et la cohérence avec le champ d’application du code du travail.

Avant d’en arriver là, le salarié peut solliciter une négociation contractuelle en s’appuyant sur la documentation RH, les documents justificatifs et un éventuel accord collectif ou convention collective prévoyant la répartition des missions. Cette étape vise à éviter le litige et à promouvoir un compromis qui respecte la sécurité juridique et la responsabilité de l’employeur.

FAQ - Questions fréquemment posées

Puis-je demander ma fiche de poste à mon employeur ?

Oui, vous pouvez demander une fiche de poste à votre employeur, même si elle n'est pas obligatoire. Cela peut aider à clarifier vos missions et responsabilités. Si elle existe, l'employeur peut vous la fournir.

Est-il obligatoire de signer sa fiche de poste ?

Non, la signature de la fiche de poste n’est pas obligatoire. Cependant, une signature peut garantir une reconnaissance mutuelle des missions entre l’employeur et le salarié.

Est-ce légal de ne pas avoir de fiche de poste ?

Oui, il est légal de ne pas avoir de fiche de poste, car elle n’est pas obligatoire selon le Code du travail. Toutefois, il est recommandé d’en avoir une pour éviter les incompréhensions.